{"id":2075,"date":"2018-07-26T08:00:20","date_gmt":"2018-07-26T06:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/?p=2075"},"modified":"2018-10-04T14:41:02","modified_gmt":"2018-10-04T12:41:02","slug":"consecuencias-mala-gestion-documental-en-tu-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/consecuencias-mala-gestion-documental-en-tu-empresa\/","title":{"rendered":"Desprotecci\u00f3n, ineficiencia y otras consecuencias de una gesti\u00f3n documental descuidada en tu empresa"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><a href=\"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/gestion-documental-descuidada5.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-2238\" title=\"Consecuencias mala gesti\u00f3n documental\" src=\"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/gestion-documental-descuidada5.jpg\" alt=\"Consecuencias mala gesti\u00f3n documental\" width=\"600\" height=\"320\" srcset=\"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/gestion-documental-descuidada5.jpg 600w, https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2018\/07\/gestion-documental-descuidada5-300x160.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Disponer de un <strong>eficaz sistema de gesti\u00f3n documental<\/strong> <strong>se muestra como un elemento indispensable para cualquier empresa<\/strong>, hasta el punto de que podr\u00edamos decir que es uno de los m\u00e1s importantes. Una importancia que aumenta en aquellas empresas que realizan operaciones con diferentes pa\u00edses.<!--more--><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Llevar <strong>una buena gesti\u00f3n documental en tu empresa s\u00f3lo te aportar\u00e1 beneficios<\/strong>, permiti\u00e9ndote mantener el orden, llevar el control y tener todos los documentos centralizados, pudiendo encontrar lo que necesitas de manera eficaz y sin p\u00e9rdidas de tiempo.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Esto ha hecho que a d\u00eda de hoy, sean <strong>pocas las empresas que todav\u00eda no han implantado un plan de gesti\u00f3n documental<\/strong> que facilite el almacenamiento y la b\u00fasqueda de documentos. Pero lo cierto es que aunque sean pocas, todav\u00eda quedan empresas que tienen descuidada la gesti\u00f3n de sus documentos, sufriendo las consecuencias que ello supone.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por ello desde Dataeraser.es hemos querido dedicar este post, no a hablar de los beneficios y ventajas que te aportar\u00e1 una buena gesti\u00f3n documental en tu empresa, sino a las <strong>consecuencias que te tocar\u00e1 sufrir si no la tienes en cuenta<\/strong>.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><strong>Principales consecuencias de una mala gesti\u00f3n documental en las empresas<\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>No contar con un plan de gesti\u00f3n documental har\u00e1 que tengas que lidiar con terribles consecuencias<\/strong>. La p\u00e9rdida de tiempo, la ineficacia, desorganizaci\u00f3n, lentitud, duplicidad de documentos, destrucci\u00f3n de documentos por error o incumplimientos normativos son solo algunas de ellas, pero no las \u00fanicas.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Es un hecho que en aquellas empresas en las que no existe gesti\u00f3n documental, siempre nos encontramos oficinas colapsadas, llenas de archivadores y carpetas con viejos e inservibles documentos, que no hacen m\u00e1s que <strong>dificultar el almacenamiento y la b\u00fasqueda de informaci\u00f3n<\/strong>, generando una importante p\u00e9rdida de dinero y de tiempo.<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong>P\u00e9rdida de tiempo<\/strong>: se necesita mucho m\u00e1s tiempo para la b\u00fasqueda de un documento determinado. Seg\u00fan los estudios, cuando dicha b\u00fasqueda supera los dos minutos de tiempo, perjudica enormemente a la organizaci\u00f3n y a la productividad.<\/li>\n<li><strong>Duplicidad<\/strong>: aumenta la probabilidad de que hayan documentos almacenados por partida doble, lo que supone un exceso de informaci\u00f3n, y un importante aumento del descontrol y el desorden. Aproximadamente el 50% de los documentos almacenados en empresas sin un programa de gesti\u00f3n documental, son duplicados.<\/li>\n<li><strong>Dificultad<\/strong>: mayor dificultad a la hora de compartir informaci\u00f3n con otros miembros de la empresa o clientes, lo que se traduce en un mal servicio.<\/li>\n<li><strong>Mayor gasto econ\u00f3mico<\/strong>: se estima que las empresas que no gestionan correctamente sus documentos, gastan un 10% m\u00e1s que las empresas que s\u00ed lo hacen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 debes implantar un sistema de gesti\u00f3n documental en tu empresa s\u00ed o s\u00ed?<\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Como hemos dicho anteriormente, <strong>implantar un sistema de gesti\u00f3n documental en tu empresa \u00fanicamente te aportar\u00e1 ventajas y beneficios<\/strong>, por lo que si no lo has hecho ya, deber\u00edas plantearte muy seriamente esta posibilidad.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Al mantener perfectamente organizados todos tus documentos disfrutar\u00e1s de m\u00faltiples ventajas competitivas, <strong>aumentar\u00e1s tu productividad y la del resto de trabajadores<\/strong>, ahorrar\u00e1s, e incluso podr\u00edas llegar a aumentar tus ventas y mejorar tu reputaci\u00f3n como marca, al mostrar una mayor transparencia.<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong>Seguridad<\/strong>: la gesti\u00f3n documental aumentar\u00e1 la seguridad en tu empresa, ya que se reducir\u00e1n las posibilidades de que se produzcan p\u00e9rdidas de documentos importantes, facilitando su acceso y su buena organizaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Eficiencia<\/strong>: la organizaci\u00f3n aumentar\u00e1 la eficacia, sabiendo a d\u00f3nde acudir en cada momento para acceder a cada documento.<\/li>\n<li><strong>Colaboraci\u00f3n<\/strong>: se favorecer\u00e1 la colaboraci\u00f3n entre empleados.<\/li>\n<li><strong>Organizaci\u00f3n<\/strong>: permitir\u00e1 realizar b\u00fasquedas personalizadas e implantar procesos determinados sobre cada tipo de documentos.<\/li>\n<li><strong>Aumento de espacio<\/strong>: sabr\u00e1s qu\u00e9 documentos deben ser almacenados necesariamente, pudiendo proceder a la <a title=\"Destruir documentos \" href=\"https:\/\/dataeraser.es\/destruccion\" target=\"_blank\">destrucci\u00f3n de documentos<\/a> inservibles, ganando espacio y facilitando la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Ahorro de costes y de tiempo. <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por todo esto, la gesti\u00f3n documental en las empresas desempe\u00f1a un papel protagonista muy importante que debes tener en cuenta. Si tienes cualquier tipo de duda al respecto, <strong>contacta con nosotros y descubre todos los <a title=\"Gesti\u00f3n documental \" href=\"https:\/\/dataeraser.es\/servicios-gestion-documental\" target=\"_blank\">servicios de gesti\u00f3n documental<\/a> que tenemos disponibles<\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Disponer de un eficaz sistema de gesti\u00f3n documental se muestra como un elemento indispensable para cualquier empresa, hasta el punto de que podr\u00edamos decir que es uno de los m\u00e1s importantes. 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