{"id":2289,"date":"2018-11-22T09:00:19","date_gmt":"2018-11-22T08:00:19","guid":{"rendered":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/?p=2289"},"modified":"2018-11-22T14:22:34","modified_gmt":"2018-11-22T13:22:34","slug":"5-errores-mas-habituales-en-la-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/5-errores-mas-habituales-en-la-gestion-documental\/","title":{"rendered":"Los 5 errores m\u00e1s habituales en la gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"

\"Principales<\/a><\/p>\n

A lo largo de nuestro blog ya hemos hablado en diferentes ocasiones de lo importante que resulta para una empresa contar con un eficaz sistema de gesti\u00f3n documental<\/strong>, el cual se mostrar\u00e1 como tu mejor aliado a la hora de mantener el control sobre los documentos de tu empresa, aport\u00e1ndote una mayor efectividad, seguridad y permiti\u00e9ndote disfrutar de un importante ahorro de tiempo.<\/p>\n

<\/p>\n

A trav\u00e9s del post \u201cDesprotecci\u00f3n, ineficiencia y otras consecuencias de una gesti\u00f3n documental descuidada en tu empresa<\/a><\/em><\/strong>\u201d, ya te contamos los efectos que puedes sufrir en tu empresa si no llevas una buena gesti\u00f3n documental. Pero creemos que es interesante realizar otro post en el que te contemos los 7 errores m\u00e1s habituales que se dan en una empresa respecto a la gesti\u00f3n documental<\/strong>, ya que son muchas las empresas que se esfuerzan por implantar un sistema de gesti\u00f3n documental, pero lo hacen de manera incorrecta.<\/p>\n

De modo que si todav\u00eda no has implantado una pol\u00edtica de gesti\u00f3n documental, o no est\u00e1s seguro de estar haci\u00e9ndolo correctamente<\/strong>, te recomendamos que prestes atenci\u00f3n y tomes nota. Te contamos los 7 errores que m\u00e1s cometemos en nuestro pa\u00eds.<\/p>\n

#1 – Desconocimiento<\/strong><\/h2>\n

El primer fallo y tambi\u00e9n el m\u00e1s cometido, es implantar un sistema de gesti\u00f3n documental por nuestra propia cuenta, cuando en realidad no tenemos conocimientos sobre c\u00f3mo hacerlo<\/strong>.<\/p>\n

Cuando esto ocurre, en el 99% de los casos se hace mal, por ello lo m\u00e1s recomendable es contratar los servicios de alguna empresa especializada en gesti\u00f3n documental<\/strong> que pueda garantizarte los mejores resultados.<\/p>\n

Desde Dataeraser queremos ayudarte, por ello ponemos a tu disposici\u00f3n nuestros servicios de gesti\u00f3n documental para empresas<\/a><\/strong>, con los que disfrutar\u00e1s de un importante ahorro econ\u00f3mico, de tiempo y espacio en la oficina, de una mejor organizaci\u00f3n, ser\u00e1s m\u00e1s eficaz\u2026<\/p>\n

Nos encargaremos de reciclar el papel y el cart\u00f3n acumulado<\/a> en tu empresa<\/strong>, de recoger, destruir y reciclar material inform\u00e1tico<\/a><\/strong>, de la digitalizaci\u00f3n y escaneado de documentos<\/a><\/strong>, y otras funciones que te har\u00e1n la vida mucho m\u00e1s f\u00e1cil.<\/p>\n

#2 – Destrucci\u00f3n de documentos<\/strong><\/h2>\n

Es cierto que la destrucci\u00f3n de documentos cumple un papel fundamental dentro de la gesti\u00f3n documental, pero es fundamental que la destrucci\u00f3n se lleve a cabo correctamente<\/strong>, ya que de lo contrario podr\u00edamos enfrentarnos a graves consecuencias.<\/p>\n

Ten en cuenta que muchos de los documentos que vayas a eliminar contendr\u00e1n datos personales de terceras personas, los cuales son totalmente confidenciales. Por ello la mejor opci\u00f3n es optar por la trituraci\u00f3n de documentos<\/a><\/strong>, ya que es la \u00fanica que garantiza la total destrucci\u00f3n e ilegibilidad de los documentos confidenciales.<\/p>\n

#3 – Mala formaci\u00f3n de los empleados<\/strong><\/h2>\n

La formaci\u00f3n de los empleados es uno de los puntos m\u00e1s importantes<\/strong>, no s\u00f3lo para llevar una buena gesti\u00f3n documental, sino para disfrutar de un buen funcionamiento de la empresa en general<\/strong>.<\/p>\n

Es importante que dediques el tiempo necesario a formar a cada uno\u00a0 de tus empleados<\/strong>, prest\u00e1ndole especial atenci\u00f3n al ciclo de vida de los documentos, as\u00ed como a su utilizaci\u00f3n, seguridad, etc.<\/p>\n

#4 – Almacenamiento de documentos<\/strong><\/h2>\n

Otro error habitual es almacenar todo tipo de documentos en la propia empresa,<\/strong> independientemente de que sean importantes o no. Es cierto que hay documentos importantes que deben estar a buen recaudo y mantenerse perfectamente accesibles, pero tambi\u00e9n es cierto que hay otros muchos que no es necesario tenerlos almacenados en los archivos.<\/p>\n

En ese caso, se puede optar por el traslado y la mudanza de archivos a otras instalaciones<\/a>, para as\u00ed aumentar el espacio<\/strong>, o directamente por la digitalizaci\u00f3n de los documentos, lo que te permitir\u00e1 tenerlos directamente en tu ordenador.<\/p>\n

#5 – No realizar copias ni duplicados<\/strong><\/h2>\n

No hace falta decir lo indispensable que resulta realizar copias y duplicados de aquellos documentos importantes<\/strong>, que necesitas mantener. Y es que a trav\u00e9s de las copias y los duplicados, te aseguras que en caso de que haya alg\u00fan problema inform\u00e1tico, los mantendr\u00e1s en perfecto estado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

A lo largo de nuestro blog ya hemos hablado en diferentes ocasiones de lo importante que resulta para una empresa contar con un eficaz sistema de gesti\u00f3n documental, el cual se mostrar\u00e1 como tu mejor aliado a la hora de mantener el control sobre los documentos de tu empresa, aport\u00e1ndote una mayor efectividad, seguridad y … Leer m\u00e1s<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[51,47],"tags":[],"class_list":["post-2289","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-digitalizacion-documentos","category-recogida-destruccion-documentos"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2289","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2289"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2289\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2295,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2289\/revisions\/2295"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2289"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2289"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2289"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}