![\"Las](\"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/fases-ciclo-vida-documentos.jpg\" "\\"Las")
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En este post vamos a tratar las diferentes fases de vida por las que pasa un documento desde el momento de su existencia, hasta que termina destruy\u00e9ndose, <\/strong>o se almacena en un archivo hist\u00f3rico.<\/p>\n Porque aunque quiz\u00e1 nunca nos hemos parado a pensarlo ni le hemos prestado ning\u00fan tipo de atenci\u00f3n, la realidad es que el ciclo de vida de un documento es muy similar al de cualquier ser vivo<\/strong>: nace, crece y se custodia o muere, y en algunas ocasiones, incluso resucita.<\/p>\n <\/p>\n Por ello hemos cre\u00eddo que resultar\u00eda interesante realizar un post en el que hagamos un repaso a las 3 fases que forman el ciclo de vida de un documento<\/strong>.<\/p>\n Aunque en la actualidad cada vez se genera una mayor cantidad de documentos electr\u00f3nicos, en este post nos vamos a centrar en el ciclo de vida de los documentos en formato papel<\/strong>. En cualquier caso, a la hora de hablar de la importancia de un documento, no hay que tener en cuenta el formato, sino el tipo de informaci\u00f3n que contenga.<\/p>\n Dicho esto, para que un documento sea considerado como tal, debe haber sido generado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue<\/strong>. La durabilidad del documento variar\u00e1 principalmente, en funci\u00f3n de la informaci\u00f3n que contenga, ya que mientras existen documentos que pueden contar con muchos a\u00f1os de duraci\u00f3n, hay otros muchos que tienen una vida \u00fatil muy corta, estando destinados a destruirse muy pronto.<\/p>\n Quiz\u00e1 te interese: <\/em><\/strong><\/p>\n Los 5 errores m\u00e1s habituales en la gesti\u00f3n documental<\/a><\/em><\/strong><\/em><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n Lo que est\u00e1 claro es que un documento nace con el objetivo de dar constancia material a un hecho o un acto<\/strong>, pero tambi\u00e9n que con el paso del tiempo, el valor del documento es muy probable que acabe perdiendo importancia<\/strong>.<\/p>\n Esto no significa que el documento tenga que destruirse s\u00ed o s\u00ed, ya que hay ocasiones en las que el valor hist\u00f3rico o cultural de un documento aumenta enormemente<\/strong>, a lo que tambi\u00e9n se le conoce como valor secundario.<\/p>\n Hay documentos que se crean para dar constancia sobre algo, pero que con el paso del tiempo, se conservan \u00fanicamente por su valor hist\u00f3rico<\/strong>.<\/p>\n En funci\u00f3n de la etapa en la que se encuentre un documento, diremos que se encuentra en la fase activa, semiactiva o inactiva<\/strong>, y por tanto, para acceder a \u00e9l, tendremos que acudir a un archivo u otro<\/strong>, ya que la gesti\u00f3n documental<\/a> que reciba el documento podr\u00eda variar.<\/p>\n Un documento oficial se encuentra en su fase activa durante los 5 primeros a\u00f1os desde su creaci\u00f3n<\/strong>, que es el periodo que se considerada que un archivo podr\u00e1 ser consultado de manera habitual, por diferentes circunstancias. Durante este tiempo, el documento se mantendr\u00e1 almacenado en el archivo de una oficina<\/strong>.<\/p>\n Poniendo el ejemplo de una sanci\u00f3n de tr\u00e1fico, esta al principio podr\u00e1 ser consultada habitualmente, tanto para comprobar si se ha abonado el importe correspondiente a la sanci\u00f3n, como si conlleva alg\u00fan tipo de sanci\u00f3n administrativa o econ\u00f3mica, si tiene que presentarse en un juicio, etc.<\/p>\n Pero una multa de tr\u00e1fico, as\u00ed como cualquier otro documento, a medida que pase el tiempo, cada vez ser\u00e1 menos consultado, lo que har\u00e1 que pase<\/p>\n Cuando el archivo deja de ser consultado habitualmente, se dice que pasa a la fase semiactiva, quedando almacenado en un archivo central<\/strong>. La raz\u00f3n por la que se almacena en el archivo central, es porque aunque no se consulten habitualmente, s\u00ed que podr\u00edan resultar necesario en alg\u00fan momento. En ese caso, se dir\u00eda que el documento volver\u00eda a su fase activa.<\/p>\n Normalmente, los documentos se mantienen en el archivo central durante 15 a\u00f1os aproximadamente<\/strong>, aunque esto variar\u00e1 en funci\u00f3n del tama\u00f1o del archivo, as\u00ed como del n\u00famero de documentos almacenados.<\/p>\n Y por \u00faltimo est\u00e1 la fase inactiva, que es cu\u00e1ndo se considera que un documento dejar\u00e1 de ser consultado definitivamente<\/strong>.<\/p>\n En funci\u00f3n del tipo de documento, podr\u00eda mantenerse almacenado durante unos cuantos a\u00f1os m\u00e1s en un archivo intermedio<\/strong>. En caso de que el documento ya no tuviese ning\u00fan tipo de utilidad, ni tampoco valor hist\u00f3rico, lo m\u00e1s recomendable es proceder a la destrucci\u00f3n de documentos<\/a> profesional<\/strong>.<\/p>\n Es muy importante, especialmente tras la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos<\/a> (RGPD), garantizar la correcta destrucci\u00f3n de los documentos<\/strong>, imposibilitando su reconstrucci\u00f3n y su lectura, para as\u00ed asegurar la total protecci\u00f3n de los datos confidenciales que puedan contener.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" En este post vamos a tratar las diferentes fases de vida por las que pasa un documento desde el momento de su existencia, hasta que termina destruy\u00e9ndose, o se almacena en un archivo hist\u00f3rico. 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Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial\u00a0<\/strong><\/h2>\n
![\"Fase](\"https:\/\/dataeraser.es\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/fases-documento.jpg\" "\\"Fase")
<\/a><\/p>\nFase activa<\/strong><\/h3>\n
Fase semiactiva<\/strong><\/h3>\n
Fase inactiva<\/strong><\/h3>\n