El RGPD llegó con el objetivo de proteger y garantizar la seguridad de los datos personales de terceras personas manejados por las empresas, lo que ha llevado a tomar todo tipo de medidas que permitan cumplir con estos requisitos, siendo la destrucción de documentos una de las más destacadas.
Es cierto que es la destrucción de documentos es uno de los puntos más importantes para cumplir con el RGPD, pero no el único, y es que por ejemplo también hay que tomar medidas respecto a la impresión de documentos, puesto que la impresión pone en riesgo la seguridad de los datos confidenciales.
Conscientes de ello, y también de que en el día a día de una oficina se imprimen una gran cantidad de documentos, hemos querido hacer un post en el que vamos a dar las claves para cumplir el RGPD en las impresoras de tu oficina.
Claves para cumplir el RGPD en las impresoras de tu oficina o empresa
Desde hace un año, la gran mayoría de empresas han tomado medidas para adaptarse a la nueva normativa del Reglamento General de Protección de Datos, que entró en vigor el pasado 25 de mayo de 2018, las cuales deberían estar plasmadas en un plan establecido por el Delegado de Protección de Datos (DPO).
Pero entre todas las medidas que toman, pasan por alto los documentos que imprimen en el día a día con las impresoras de sus empresas. Esto es un error, ya que al imprimir los documentos hay que tener en cuenta las diferentes obligaciones que hay que cumplir en base al RGPD. De lo contrario, además de aumentar la vulnerabilidad de la empresa, podría ser sancionada con una multa de 20 millones de euros, o del 4% de la facturación anual.
Además, hay que tener en cuenta que las impresoras actuales son capaces de hacer otras muchas cosas más que imprimir.
Restringir el uso de las impresoras
Por lo general, las impresoras de una oficina se utilizan de manera compartida, lo que es un error. Con esto no nos referimos a que cada empleado deba tener su propia impresora, pero sí sería recomendable que el uso de la impresora se limitase a usuarios que tengan los mismos objetivos y necesidades.
De esta manera nos aseguraremos que los documentos con datos confidenciales no será interceptados fácilmente.
Sitúa la impresora en un lugar seguro
Para evitar que algún empleado pueda hacer un mal uso de la impresora, te recomendamos que sitúes la impresora en un lugar seguro, a la vista de todos.
De esta manera, toda persona que utilice la impresora sabrá que estará siendo visto por todos, lo que reducirá las posibilidades de que incumplan los requisitos del RGPD.
Introduce una contraseña a la impresora
Una forma de aumentar la protección de las impresoras es introducir una contraseña de seguridad, ya que de esta forma te asegurarás de que únicamente aquellas personas que conozcan la contraseña podrán hacer uso de la impresora.
Vigila el papel
Vigilar y restringir el acceso al papel disminuirá enormemente el fraude o el robo de datos confidenciales. Una idea es asegurar la bandeja de entrada del papel para evitar accesos que no estén autorizados.
Atención a los documentos abandonados en la impresora
Es habitual llegar a la impresora y encontrarse documentos que han sido abandonados. Hay que aumentar la precaución con este tipo de documentos, llevándolos a un lugar seguro, e incluso destruyéndolos si contienen información sensible para la empresa.