Quiero destruir los libros de contabilidad de mi empresa. ¿Cuándo es el momento?

Cómo destruir los libros de contabilidad de tu empresa

Los libros de contabilidad de las empresas, los cuales son totalmente obligatorios y deben estar perfectamente legalizados, van acumulándose los archivos y las estanterías de las empresas, lo que perjudica la gestión documental y pone en riesgo el cumplimiento del RGPD.

Los libros contables contienen todo tipo de datos que afectan a la contabilidad de una empresa, como facturas de clientes, extractos bancarios, nóminas, recibos, registros, declaraciones de impuestos, etc. En definitiva, datos confidenciales que deben destruirse en base al Reglamento General de Protección de Datos.

Dicho esto, cuándo se pueden destruir los libros de contabilidad es una de las principales preguntas que se hacen en las empresas, con el objetivo de liberar espacio y garantizar la seguridad de todos los datos que contienen dichos libros.

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Razones para destruir móviles antiguos de tu empresa y evitar riesgos

¿Por qué destruir móviles antiguos de tu empresa?

Hoy en día todos los empleados utilizan teléfonos móviles de empresa en sus jornadas laborales, ya que ofrecen un sinfín de ventajas a tener en cuenta, como la posibilidad de conectarnos a Internet en cualquier momento, poder acceder a datos importantes sobre la empresa, contactar con clientes, gestionar la agenda, utilizarlo como GPS, y otras muchas más.

Podríamos decir que los móviles son unos de los mejores aliados de todo trabajador, hasta el punto de que no podríamos imaginarnos la vida sin ellos. Hasta aquí todo claro, pero, ¿qué hacer con los móviles antiguos cuando hemos dejado de utilizarlos?

Dado el tremendo auge que está teniendo la industria de los teléfonos móviles, cada día surgen nuevos modelos que hacen obsoletos los que utilizábamos hasta el momento. Esto provoca que cada muy poco tiempo, los teléfonos móviles de empresas se renueven, para así estar al día y aprovechar las novedades que ofrece la última tecnología.

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¿Cuántas veces se puede reciclar el papel?

¿Cuántas veces se puede reciclar papel?

España es uno de los países situados a la cabeza en cuanto a reciclar el papel se refiere, y es que cada año en nuestro país se reciclan más de 4 toneladas de papel, que se convierten en nuevas materias primas a las que se le puede dar un segundo uso.

Al reciclar el papel estamos colaborando con la preservación del medio ambiente, con la conservación de los bosques, y favorecemos el ahorro tanto de madera como de combustible, ya que estamos liberando a la atmósfera de la emisión de más de 4 millones de toneladas de CO2. Una cifra para quitarse el sombrero.

De las 4 toneladas de papel que cada año se reciclan en nuestro país, más del 10% se recoge a través del contenedor azul, lo que se muestra como una prueba de que los españoles están concienciados de la necesidad de reciclar papel.

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Ideas ingeniosas para reciclar ordenadores viejos y darles un plus de vida

Ideas para reciclar ordenadores

Todo ordenador, por muy bueno que sea, tiene una vida útil que en función del uso que le demos y de cómo lo tratemos, puede ser mayor o inferior. Hasta aquí todo claro, pero, ¿qué ocurre cuándo la vida de los ordenadores llega a su fin?

En Dataeraser ya sabes que ponemos a tu disposición nuestro servicio de reciclaje de material informático, que sin duda se muestra como una de las mejores opciones que tienes disponibles si dispones de tu propia empresa, y no contemplas la opción de reparar el ordenador.

¿Por qué? Primero porque procedemos a la destrucción mecánica por trituración, que es el único sistema que garantiza la destrucción de los datos que contiene el PC al 100%, y segundo porque reciclamos los residuos informáticos cumpliendo con las normativas RAEE de Residuos y Medio Ambiente.

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Las 5 tácticas más habituales de los hackers para el robo de datos a empresas

Tácticas de los hackers para robar datos de las empresas

Las empresas se muestran como la víctima favorita de los hackers, especialmente aquellas de reducido tamaño, que no disponen de los profesionales ni los recursos necesarios para evitar los ataques de estos delincuentes informáticos, cuyo principal objetivo no es otro que el robo de datos a empresas.

Cada hacker es diferente a otro, pero lo cierto es que a la hora de centrarse en robo de datos a empresas, son cinco las tácticas más habituales utilizadas por los hackers informáticos.

Desde Dataeraser, como especialistas en destruir documentos, así como en destrucción y reciclaje de material informático, sabemos que una de las mayores preocupaciones de toda empresa es mantener la confidencialidad de los datos almacenados, y por ello a continuación te vamos a contar las 5 tácticas más habituales de los hackers para el robo de datos a empresas, con el objetivo de que puedas tomar las medidas preventivas necesarias.

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Las 10 grandes ventajas de la digitalización documental que tu empresa está pasando por alto

Ventajas de la digitalización en las empresas

En Dataeraser ya hemos hablado de las consecuencias de una mala gestión documental en las empresas, y en el post de hoy nos vamos a centrar en destacar las principales ventajas que ofrece la digitalización documental, para que no las pases por alto, y te aproveches de ellas.

Y es que nos encontramos en un momento en el que el papel está perdiendo protagonismo, en detrimento de lo digital y de las pantallas, algo que está ofreciendo múltiples beneficios a aquellas empresas que optan por la digitalización de documentos.

Porque aunque muchas empresas lo pasan por alto, los costes asociados al almacenamiento y a la gestión de documentos en papel son bastante elevados. Unos precios que se pueden reducir, e incluso eliminar por completo, a través de la digitalización.

Por ello desde Dataeraser apostamos fuerte por la digitalización de los documentos de las empresas, tanto para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), como para facilitar el acceso a la información, reducir espacio en los archivos, costes…

Si no te habías planteado la posibilidad de digitalizar los documentos de tu empresa, te recomendamos que prestes atención y tomes nota, ya que a continuación te vamos a mostrar las principales ventajas de la digitalización documental que tu empresa está pasando por alto.

10 Ventajas que harán que te plantes digitalizar los documentos de tu empresa

Digitalización de documentos

#1- Fácil acceso a la documentación

Cuando se tiene una gran cantidad de documentos almacenados en papel, resulta complicado acceder a ellos y encontrar el que estás buscando. Al estar digitalizados, el acceso será mucho más sencillo, ya que resultará más fácil realizar búsquedas concretas, pudiendo acceder al documento que deseas en apenas unos segundos.

#2- Ahorro de espacio

Los documentos almacenados en papel ocupan una gran cantidad de espacio en una empresa, que se podría destinar a otras tareas. Piensa que toda una sala llena de archivos en papel, podría estar dentro de un pequeño USB del tamaño de un mechero. Además, mejorará la organización y la limpieza.

#3- Seguridad

Al tener los documentos digitalizados y almacenados en ordenadores o discos duros, se reducen las posibilidades de que cualquiera pueda acceder a ellos, ya que se podrán proteger con contraseñas o claves personales que solo tú conocerás, aumentando enormemente la seguridad de los datos que contienen.

#4- Ahorro de costes

Como ya hemos comentado, a través de la digitalización, el ahorro de costes puede ser muy importante, ya que te olvidas de las fotocopias, de la gestión, de tener que aumentar el tamaño de los archivos, etc.

#5- Mejor conservación

Es un hecho que el papel, con el paso del tiempo, se deteriora, hasta el punto de que podría ocurrir que un documento acabase siendo ilegible. Esto con los documentos digitales no ocurre, ya que por mucho que pase el tiempo, mantienen el mismo aspecto que el primer día, lo que garantiza que siempre estarán a tu disposición cuando tengas que utilizarlos.

<h3> #6- Adaptabilidad </h3>

Si se quisiera modificar un documento en papel, la única opción sería redactarlo de nuevo, o hacerlo con bolígrafo, lo que daría un aspecto poco profesional. Por el contrario, los documentos digitalizados se pueden modificar cómodamente, manteniendo el mismo resultado, lo que se muestra como un valor añadido muy a tener en cuenta.

#7- Eficiencia

También hay que destacar la eficiencia que ofrecen los documentos digitalizados, ya que se puede acceder a ellos desde el mismo ordenador, sin necesidad de levantarse del puesto de trabajo ni perder tiempo en buscarlo.

#8- Difusión

Imagina que tienes una empresa con 300 trabajadores, y quieres emitir una circular que llegue a todos tus empleados. Si esa circular se emitiese en papel, tendrías que hacer 300 copias como mínimo, con todo lo que ello supone, mientras que si la circular fuese digital, en apenas unos minutos podría llegar a todos los empleados.

#9- También en papel

Hay que tener en cuenta que un documento digital, si se desea tener en papel, se puede imprimir en cualquier momento, adquiriendo una copia exacta a la origina, en cuestión de minutos, o segundos.

#10- Preservación del medioambiente

Por último queremos destacar que con la digitalización de los documentos, estarás colaborando con la preservación del medioambiente, ayudando a reducir el impacto ambiental generado por el consumo de papel, y también la tala de árboles.

Motivos para dejar la recogida de documentos para destruir en profesionales especializados

Recogida de documentos profesional

La destrucción de documentos confidenciales se ha convertido en una tarea muy importante para las empresas, especialmente cuando los documentos contienen datos confidenciales, que puedan poner en riesgo la propia seguridad de la empresa, o lo que es peor, de sus clientes. Una destrucción de documentos que se ha intensificado desde la entrada en vigor del RGPD, el pasado 25 de mayo 2018.

Aquí el principal problema que nos encontramos en las empresas, es que son muchas las que cometen errores en la gestión documental, lo que hace que sean muchos los documentos que pasan desapercibidos, y continúan almacenándose en los archivos, en vez de ser destruidos.

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¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?

Esto hace que la mejor opción para cumplir con el RGPD y garantizar la confidencialidad de los documentos, sea dejar la recogida de documentos para destruir en manos de profesionales especializados, ya que además de garantizar la correcta destrucción de los documentos, ofrecerán una mayor comodidad, puesto que también se encargarán de recoger los documentos, sin que la empresa tenga que preocuparse por nada.

De modo que si en tu empresa cuentas con grandes cantidades de documentos almacenados que deberías destruir, ya sabes que la mejor opción es contratar una empresa que se encargue de recoger tus documentos, y destruirlos.

¿Por qué deberías contratar una empresa que se encargue de recoger tus documentos para destruir?

Empresa de destrucción de documentos

Seguramente la actividad de tu empresa sea frenética, y apenas tengas tiempo disponible, lo que hace que sea realmente complicado que puedas gestionar la destrucción de documentos de la manera correcta.

Conscientes de ello, desde Dataeraser ponemos a tu disposición nuestro servicio de recogida y destrucción de documentos, a través del cual pondremos solución a tus problemas, encargándonos tanto de la recogida de los documentos, como de su posterior destrucción.

Para ello, instalaremos unos contenedores de seguridad que cumplen con todos los requisitos exigidos por la normativa, donde se deberán introducir aquellos documentos que se pretenden destruir. Una vez estén llenos los contenedores, desde Dataeraser pasaremos a su recogida, adaptándonos siempre a las necesidades del cliente.

Contamos con dos modalidades de recogida de documentos; la regular, donde procederemos a recoger los documentos mediante un calendario preestablecido, que es la mejor opción para aquellas empresas que acumulan grandes cantidades de documentos, y la puntual, siendo el cliente el que nos avisa para recoger los contenedores.

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La trituración de documentos es la forma más segura de destruir documentos confidenciales

Una vez hemos recogido los contenedores, los transportamos a nuestras instalaciones mediante unos vehículos autorizados y localizados por GPS, para proceder a su destrucción, cumpliendo con la normativa DIN 66399.

Nuestras instalaciones cuentan con los más altos niveles de seguridad, para garantizar la total confidencialidad de los documentos, como el acceso restringido por identificación, servicio de video vigilancia 24 horas, alarma conectada a la empresa, etc.

Allí destruiremos los documentos mediante máquinas trituradoras de gran capacidad, que nos permiten escoger el nivel de corte, en función del nivel de confidencialidad de cada documento (corte en tiras o corte en partículas), garantizando la irrecuperabilidad de los documentos.

También disponemos de una unidad móvil, mediante la cual podemos proceder a la destrucción de los documentos confidenciales in situ, en las oficinas de la propia empresa, para que así el cliente sea testigo y pueda ver en primera persona cómo llevamos a cabo la destrucción de los documentos.

Finalizado el proceso de destrucción, entregaremos el correspondiente certificado de destrucción de documentos, en el que aparecerán los datos del cliente, la cantidad de documentos destruidos, y también el nivel de corte utilizado.

¿Por qué una máquina destructora de papel en la oficina no garantiza el cumplimiento del RGPD?

Máquina destructora de papel

Desde que el pasado 25 de mayo 2018 entrase en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en nuestro país, la destrucción de documentos confidenciales por parte de las empresas ha cobrado una mayor importancia, tal y como hemos comentado a través de diferentes artículos en nuestro blog.

A lo largo de la historia, ha sido habitual que las empresas acostumbren a acumular grandes cantidades de documentos que han quedado inservibles en sus archivos, los cuales contienen datos confidenciales, que pueden poner en riesgo la seguridad de la empresa, así como el cumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Para que esto no ocurra, así como para liberar espacio en los archivos y no sufrir las consecuencias de una mala gestión documental, lo más recomendable proceder a la destrucción de los documentos confidenciales inservibles en las empresas.

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Los 5 errores más habituales al destruir papel que debes dejar de cometer de una vez por todas

Hasta aquí todo claro, pero, ¿cómo se deben destruir los documentos correctamente para garantizar el cumplimiento del RGPD?

Muchas empresas creen que con tirar el papel a la basura, cortado en varios trozos, es suficiente, lo que es un grave error, ya que de esta forma, cualquier podría volver a unir los documentos y acceder a los datos confidenciales que contenían.

Dicho esto, el mejor método para destruir documentos confidenciales es optar por la trituración, pero eso no significa que sea suficiente con hacerse con una máquina destructora de papel para la oficina, ya que la mayoría de máquinas destructoras que se pueden comprar, no garantizan la total destrucción de los documentos, y por tanto, tampoco el cumplimiento del RGPD, especialmente cuando hay que destruir grandes cantidades de papel.

Por ello, tal y como recomiendan los expertos, la mejor opción para destruir documentos confidenciales, es externalizar el servicio para que sea una empresa especializada la que se encargue de la destrucción.

Destrucción de documentos confidenciales con Dataeraser 

Destruir documentos confidenciales

Desde Dataeraser, conscientes de lo importante que resulta para las empresas destruir aquellos documentos que contienen datos confidenciales, ponemos a disposición nuestro servicio de destrucción de documentos confidenciales, a través del cual garantizamos la total destrucción e irrecuperabilidad de los documentos.

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¡Cuidado! Comienza a destruir documentos personales de forma segura y evitarás problemas

Procedemos a la destrucción mediante el método de trituración, pero contamos con máquinas de gran capacidad de destrucción, que nos permiten escoger entre dos modalidades de destrucción diferentes (corte en tiras o micro corté), en función del nivel de confidencialidad de los datos que haya que destruir.

Además, para mayor comodidad, también nos encargamos de instalar una serie de contenedores específicos en las empresas, que cumplen con todos los requisitos exigidos por la actual normativa, y de su posterior recogida.

Después de haber destruido los documentos en nuestras instalaciones, ofreceremos a la empresa el correspondiente certificado de destrucción de documentos en el cual reflejamos el volumen de documentos destruidos, así como el nivel de corte utilizado.

De modo que si tienes una gran cantidad de documentos confidenciales en tu empresa que debes destruir, no lo dudes y contacta con nosotros. Te ofrecemos un servicio de calidad con el que cumplirás con la norma DIN 66399.

¿Qué tipos de contenedores de reciclaje hay en España (y qué diablos va en cada uno)?

Tipos de contenedores de reciclaje

En España, cada vez estamos más concienciados de la necesidad de reciclar los residuos que consumimos en nuestro día a día para preservar el medioambiente, y la prueba está en que casi en cada esquina, encontramos diferentes tipos de contenedores de reciclaje, que hacen que se acaben las excusas para no reciclar.

Desde Dataeraser, como empresa especializada no solo en la destrucción de documentos, sino también en el reciclaje de papel y cartón de las empresas, así como en el reciclaje de material informático, apoyamos enormemente esta iniciativa, ya que creemos que cuantos más contenedores de reciclaje, más fácil será que los ciudadanos puedan reciclar sus residuos.

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Consejos para destruir una tarjeta micro SD para que nadie recupere tus archivos

Destruir tarjetas micro SD

Durante años, las tarjetas de memoria micro SD han sido una de las principales opciones a la hora de almacenar datos por las empresas, dada la gran comodidad que ofrecen, gracias a su reducido tamaño y a su gran capacidad de almacenamiento.

Pero la realidad es que con el paso del tiempo, poco a poco la tarjeta micro SD ha ido quedando en desuso, en detrimento de los dispositivos USB, que a día de hoy tienen hasta 256 GB de capacidad.

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