Empresa de Gestión de Residuos
Destrucción de documentación Confidencial
Gestión de la eliminación de los documentos confidenciales es una prioridad en todos los sectores
Tener una oficina sin papel marca la diferencia entre una empresa innovadora y una que se ha quedado atrás en el tiempo.
Con esta decisión no solo se contribuye a reducir el impacto negativo de nuestras actividades en el medio ambiente, también es útil para lograr procesos más eficientes.
Sigue leyendo este artículo para conocer cuáles son las principales ventajas de una oficina sin papel.
El calentamiento global del planeta tiene y tendrá una incidencia vital en nuestras vidas y en la manera de entender e interactuar con el mundo.
Por ello es vital la concienciación. Una tarea vertical que debe desempeñarse desde las entidades supranacionales, estados, empresas y organizaciones hasta llegar a cada rincón de los hogares.
Los documentos no son indestructibles. La limpieza de fondos documentales es vital para su correcta conservación y longevidad.
Un almacenamiento inadecuado, la acumulación del polvo, la manipulación incorrecta de los documentos y unas condiciones ambientales (temperatura y humedad) inapropiadas pueden provocar graves desperfectos o daños irreparables en los documentos.
Por ello es igual de importante el almacenamiento de documentos y las medidas preventivas como la limpieza de los fondos documentales de forma correcta.
Para que puedas realizar esta tarea de manera adecuada te vamos a dar una serie de tips para ejecutar la limpieza de documentos y que no los destruyas en el intento.
Y como extra una serie de consejos para mantener tu fondo documental en buenas condiciones.
¿Limpiamos?
En un mundo empresarial digitalizado e hiperconectado, garantizar la seguridad de los datos de tu empresa no es una opción, es una obligación.
El tratamiento de la información y el uso de internet en el desarrollo de tu negocio están unidos de la mano. Piensa que la información es el principal activo de tu empresa y por tanto debes cuidarla, mimarla y protegerla.
Las empresas trabajan con una gran cantidad de documentos en su día a día, tanto en papel como en formato digital, que contienen datos confidenciales de clientes, proveedores y empleados que deben mantenerse en el anonimato y perfectamente protegidos.
Pero llega un momento en el que muchos de estos documentos se vuelven inservibles, y aquí es donde surgen las dudas sobre cómo actuar por parte de las empresas.
Destruir documentos confidenciales sin contar con la ayuda de una empresa especializada puede ser un riesgo, ya que si no se garantiza la confidencialidad de los datos almacenados en los documentos destruidos, no sólo estaríamos poniendo en riesgo la seguridad de dichos datos, sino que además podríamos sufrir importantes sanciones de hasta el 4% de la facturación anual, que pondrían en riesgo la estabilidad de la propia empresa.
Desde el pasado 25 de mayo 2018, fecha en la que entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la destrucción de documentos se ha convertido en un gran quebradero de cabeza para las empresas.
A día de hoy, todos aquellos documentos que almacenen datos personales de terceras personas deben destruirse cumpliendo con la actual normativa, que obliga a garantizar la confidencialidad de los datos que guardan dichos documentos. De lo contrario, las empresas podrían sufrir sanciones de hasta 20 millones de euros, o el 4% de la facturación anual.
Esto ha llevado a que cada vez sea más habitual contratar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de documentos, que disponen de instalaciones perfectamente habilitadas para destruir documentos y cumplir con las normativas, garantizando la irrecuperabilidad de los datos confidenciales.
A día de hoy cualquier negocio genera una gran cantidad de documentación que con el paso del tiempo va quedando obsoleta e inservible, pero continúa manteniendo información confidencial que se debe tratar de la manera adecuada para no incumplir con el Reglamento General de Protección de Datos.
Hasta aquí todo normal, el problema llega cuando hay que proceder a la destrucción de documentos, ya que se deben cumplir con una serie de requisitos que garanticen la confidencialidad y seguridad de los datos contenidos en los documentos. De lo contrario, existiría el riesgo de no cumplir con el RGPD, quedando expuestos a importantes sanciones económicas de entre 4 y 20 millones de euros que podrían poner en problemas la estabilidad económica de la empresa.
. Ante la necesidad de destruir documentos que mantengan datos confidenciales de terceras personas y garantizar la imposibilidad de acceder a la documentación, el término certificado de destrucción de documentos ha cobrado un gran protagonismo desde que entrase en vigor el nuevo RGPD. Todas las empresas especializadas en destruir documentos confidenciales debe entregar, una vez … Leer más
La destrucción de documentos cada vez tiene una mayor importancia en las empresas, tanto para no poner en riesgo la seguridad de los datos confidenciales de terceras personas, como para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Dicho esto, es probable que en los últimos hayas oído hablar del expurgo de documentos, un término que se utiliza para hablar de la destrucción de documentos certificada, por lo que no debe cundir el pánico. Para entenderlo mejor, podríamos decir que expurgo es sinónimo de destrucción.
Los libros de contabilidad de las empresas, los cuales son totalmente obligatorios y deben estar perfectamente legalizados, van acumulándose los archivos y las estanterías de las empresas, lo que perjudica la gestión documental y pone en riesgo el cumplimiento del RGPD.
Los libros contables contienen todo tipo de datos que afectan a la contabilidad de una empresa, como facturas de clientes, extractos bancarios, nóminas, recibos, registros, declaraciones de impuestos, etc. En definitiva, datos confidenciales que deben destruirse en base al Reglamento General de Protección de Datos.
Dicho esto, cuándo se pueden destruir los libros de contabilidad es una de las principales preguntas que se hacen en las empresas, con el objetivo de liberar espacio y garantizar la seguridad de todos los datos que contienen dichos libros.