destrucción de documentación

 

Destruir documentos. Cómo y por qué destruirlos

Los papeles molestos que se encuentran alrededor de la oficina son una molestia para
cualquier empresa, ocupan un valioso espacio en los despachos y crean un ambiente de
oficina desorganizada. Pero, algunas organizaciones pueden realizar una segura destrucción de documentación. Una actitud prudente es una acción sabia, ya que hay una serie de cuestiones que hay que abordar antes de reciclar un documento sensible.

Y alguna de las preguntas son:

• ¿Realmente lo necesito?
• ¿Estoy incumpliendo la Ley de Protección de Datos?
• ¿Este documento ha terminado el periodo de retención en la oficina?
• ¿Tiene este documento alguna información confidencial?

Con estas preguntas en mente es probable que tengas que ser cauteloso acerca
de la destrucción de documentos. Sin embargo, existe una forma de garantizar tu
tranquilidad cuando se trata de deshacerte de tus documentos confidenciales – al
hacer las siguientes consideraciones y optar por las mejores soluciones:

1.) Ciclo de Retención

El factor más importante a considerar antes de destruir un documento es la longitud
de su ciclo de retención; legalmente una empresa es responsable de los planes de
retención de todos sus documentos. Los diferentes documentos tienen diferentes
ciclos de retención. Por ejemplo, los extractos de cuenta deben mantenerse durante 2
años.

Si estás preocupado por que tu negocio no tiene la experiencia o el tiempo para realizar
un procedimiento de auditoría completa para determinar los ciclos de retención
de documentos considere el uso de una empresa de gestión de registros. Un
servicio profesional de gestión de registros podrá auditar completamente todos tus
documentos, asegurándose de que tu empresa se mantiene dentro de los parámetros
legales compatibles.

2.) La Ley de Protección de Datos

Antes de realizar la destrucción de documentación confidencial de tu empresa debes tener en
cuenta los términos de la Ley de Protección de Datos (LPD) , de lo contrario podrías
correr el riesgo de pagar una multa de hasta 500.000 € – o incluso una pena de prisión.
La Violación de la LOPD podría dañar seriamente la reputación de tu empresa.

3.) Trituración

La destrucción de documentación segura es la forma más segura de destruir los documentos que
contengan información sensible. Trata de evitar siempre tirar documentos
confidenciales a la basura. No sólo es la trituración la mejor manera de asegurar
que la información confidencial no se pierda, sino que también es lo mejor para el medio
ambiente que simplemente tirar sus documentos en una cesta de papel de desecho.

Si tienes una gran cantidad de documentos confidenciales que necesitas haber
destrozado, entonces vale la pena pensar en la externalización de tus documentos a
una compañía de gestión de registros. La empresa de gestión de datos puede suministrar a
las empresas los compartimientos de trituración, los cuales están hechos de
material reciclado y se pueden colocar todos los documentos que tu empresa necesita
haber destruido anteriormente.

4.) Eliminación digital

La parte de información más confidencial de tu empresa es probable que esté
almacenada digitalmente. Lamentablemente en estos días no se puede confiar en
el botón “eliminar”, ya que no hace de manera efectiva la tarea. Limpiando el disco duro de
todos los datos o utilizando un programa que sobrescribe los datos de modo que no se
puedan recuperar son opciones a considerar.

Sin embargo, tanto los métodos anteriores se encuentran en riesgo de error humano
y la destrucción de los archivos incorrectos puede tener consecuencias desastrosas.

5.) El Coste

Al igual que con cualquier cosa en tu empresa, se busca obtener el mejor precio para
destruir documentos confidenciales de la forma adecuada, por lo que puede ser bueno mirar hacia fuera
para realizar la destrucción de documentos. Mientras que algunos
proveedores añaden costes de más en la destrucción , Dataeraser
ofrece un servicio para destruir documentos gratuito para los clientes.