destrucción de documentación

Destrucción de documentación: asegurarse de su correcta eliminación

La destrucción de documentación que contiene información personal es una práctica común hoy en día, pero no es raro ver las bolsas de basura fuera de las oficinas comerciales en espera de su reciclaje o de su recogida. Mientras que las empresas pueden sentirse seguras de que esos documentos triturados son destruidos de forma segura, esa sensación de seguridad está fuera de lugar. Los documentos confidenciales destruidos se pueden volver a montar, y los nuevos programas y tecnologías que ayudan en el proceso de ordenado son cada vez más sofisticadas.

Un software de alta tecnología no siempre es necesario para extraer información valiosa de los documentos triturados. Hoy en día debido a que los documentos fueron triturados en tiras horizontales, hay líneas enteras de texto legible desde las bandas, incluyendo números de seguridad social y números de teléfono.

Incluso los archivos con un triturado cruzado se puede recompilar, como se demostró en un desafío DARPA de trituración, donde se expusieron a las empresas cómo volver a montar documentos de varias páginas que habían sido triturados en más de 10.000 piezas. El equipo ganador utilizó una combinación de software y de verificación humana para ensamblar los documentos y extraer la información en sólo 33 días.

No es sólo el peligro de robo de su información corporativa y la de sus clientes por lo que usted necesita precocuparse. Las multas por incumplimiento en la LOPD pueden traer fuertes sanciones que pueden dañar la situación financiera de su empresa. La pérdida de negocio por la fuga de información puede ser catastrófica para una pequeña empresa.

Así que, ¿cómo debe un negocio de tamaño mediano-pequeño proteger los documentos confidenciales antes y después de la destrucción de documentación?

Los documentos etiquetados para su eliminación segura deben ser colocados en cajas cerradas con llave antes de ser triturados. Esto evitará las miradas indiscretas del personal, visitantes y contratistas.

Las empresas preocupadas por la seguridad de sus documentos no deben dejar sus prácticas de destrucción de documentos o terminar el proceso en la trituración. La creación de un plan de toda la compañía que identifique los documentos confidenciales y se asegure de que se retiren de manera segura podrá guardar los secretos de su empresa, su reputación y mantenerla en el cumplimiento de todas las leyes pertinentes en la industria en la que opera.