Digitalización de documentos

 

 

La digitalización ofrece los siguientes beneficios potenciales para las organizaciones:

 

La capacidad para que más de una persona pueda acceder a las imágenes a la vez:

Los usuarios pueden acceder simultáneamente a la misma imagen. Una empresa u organización no tiene que adquirir y mantener varias copias de una imagen.

 

Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento:

Realmente este beneficio está estrechamente relacionado con el anterior, pero el punto anterior era específico para la concurrencia en el número de usuarios (20 imaginan usuarios comparten un nuevo procedimiento para ser implementado en una empresa u organización). Además de acceso, mientras que los usuarios pueden hacerlo desde diferentes lugares, diferentes dispositivos y en cualquier momento. Las empresas generalmente tienen un horario de acceso, pero el mundo de los negocios (y el público va de la mano) no conoce horarios o regiones, por lo que las operaciones de negocio están presentes y accesibles las 24 horas del día los siete días a la semana.

 

Una mayor integración con las aplicaciones empresariales:

La integración es uno de los pilares fundamentales de la gestión de documentos, ya que muchas aplicaciones de negocios producen documentos, así como muchas aplicaciones que los explotan.

 

La capacidad de transmitir imágenes en un flujo de trabajo estructurado para facilitar:

El proceso de transferencia de copias impresas de las imágenes puede ser muy costoso, en tiempo y material físico (tinta, papel).

El proceso de formación de imágenes con una calidad mínima son muy costosas en tiempo y material físico (tinta, papel). Colaborar con las imágenes, ya sea, la digitalización de documentos planos (tarjetas de identificación, etc.), para anotar estos documentos y hacer comentarios si estos se modifican la imagen, nos sirven para proporcionarle información acerca de la imagen, acerca de su idoneidad, etc.

 

La eliminación de los sistemas híbridos (papel y digital) que puede confundir a los usuarios que desean tener acceso a la totalidad de la historia de un caso:

Cuando cambiamos entornos y cuando se habla del mismo compendio de información, inevitablemente se perderá algo de información a lo largo del camino. Habrá algunos documentos actualizados en papel digital que son obsoletos, y en muchos casos será difícil saber cuál es la última versión del documento o conjunto de documentos en cuestión. Por otra parte, tal como se indica en la norma, el seguimiento (historia) o la evolución del documento va a ser muy difícil de hacer, ya que el documento puede ser digital en algunas versiones, y en el papel en un lugar específico para otras versiones.

 

La capacidad de reutilizar los recursos existentes limitados por su formato, como mapas grandes o materiales almacenados en microfilm o cinta magnética:

Por supuesto, los recursos físicos están limitados, tanto el tamaño de la impresión como  el coste de almacenaje. Almacenar grandes volúmenes de mapas, documentos de papel, etc. tiene un costo asociado muy importante en sí mismo, no sólo por la búsqueda lenta o las dificultades de acceso, sino simplemente porque el metro cuadrado de tierra es cara, y rellenarla con datos en forma de papel no parecen las mejores inversiones que se puedan realizar.

Por lo tanto los usemos beneficios de otros métodos como la “nube”.

Es importante tener clara la diferencia entre tener el sistema de gestión de documentos o software ECM en modo SaaS o en nuestros servidores, ya que ambas opciones tienen pros y contras, y la decisión siempre depende del problema específico de cada organización …

 

Métodos de indexación coherentes para la recuperación de documentos, especialmente para los registros híbridos:

Métodos de recuperación de documentos físicos, utilizando tecnologías como RFID, plantean proyectos costosos y largos reales en el tiempo de implementación. La clasificación de los documentos físicos siempre se realiza en digital, ya que la publicación de un esquema de clasificación es algo que prácticamente imposible fisicamente (imagine una biblioteca con una inventario realizado en papel … realmente imposible ..)

 

 

 Integración con los procedimientos de la organización para la recuperación de desastres y copias de seguridad:

Las copias de seguridad de los documentos en papel, en un muy alto porcentaje de los casos, no se realizan. La razón es que tiende a asegurar el medio ambiente, ya que una duplicación física en al menos dos lugares de documentos en papel, implicaría una inversión muy alta. Sin embargo, una vez digitalizados los documentos, se consiguen de inmediato. Hay muchas maneras de hacer copias de seguridad automáticas en el tiempo (copias de seguridad incrementales) completamente transparentes para todos los usuarios en una organization. Aparte de las soluciones específicas, tenemos soluciones genéricas y bases asequibles como proveedores de servidores en entornos de nube.

 

Obtener una copia protegida y segura:

Una copia de seguridad de un documento en papel requiere ya sea solo la digitalización del documento o utilizar un proceso de captura para realizar una reproducción física (con resíduos de papel, electricidad y tinta de impresión). La copia de seguridad en un entorno de cifrado se lleva a cabo en la mayoría de los casos en cuestión de menos de un segundo.

 

La reducción potencial en el espacio físico de almacenamiento:

Este punto se ha descrito ampliamente, pero hay que insistir, como hemos visto en las empresas de Madrid (Paseo de la Castellana) tienen toda una planta de sus instalaciones para almacenar documentos.

 

La posibilidad de aumentar la productividad de la organización:

Los sistemas de digitalización de documentos reducen drásticamente la mano de obra, o lo que es lo mismo, se consigue la liberación de tareas del equipo como la identificación de documentos, el archivo de acuerdo a su tipo y la extracción de información contenida en los documentos. Entre el 60 y el 90% de los costos de tales tareas son totalmente evitables mediante el apoyo del sistema de captura de avanzada.