Abandonar documentos confidenciales en la calle

Es muy probable que en algún momento, mientras has estado paseando por la calle y has pasado junto a un contenedor de basura, hayas visto diferentes papeles y documentos en perfecto estado tirados por el suelo. Algo que posiblemente te llamase la atención, y que incluso por curiosidad, te hiciese ojear dichos documentos, sin prestarles demasiada importancia.

Hasta aquí todo parece más o menos, dentro de lo normal, pero lo cierto es que no es así, puesto que es mucho más grave de lo que puede parecer en un primer momento. De hecho, con la entrada en vigor del nuevo RPGD el pasado 25 de mayo de 2018, el abandono de documentos confidenciales en plena calle está totalmente prohibido, pudiendo ser sancionado con una multa económica de entre 10 y 20 millones de euros, o entre el 2% y el 4% del volumen de negocio anual global.

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¿Cómo procedo a la destrucción de documentos confidenciales conforme al RGPD?

De modo que si tienes una empresa, y en alguna ocasión has tirado viejos papeles y documentos que contenían datos confidenciales de terceras personas, desde Dataeraser te recomendamos que la próxima vez, lo pienses dos veces antes de hacerlo. De lo contrario, las consecuencias podrían ser muy importantes.

¿Por qué no se pueden dejar documentos confidenciales en la calle?

Son muchas las empresas que cada cierto periodo de tiempo, con el objetivo de liberar espacio y reordenar sus archivos, optan por deshacerse de todos aquellos documentos que mantenían almacenados, y que con el paso del tiempo han quedado inservibles.

Esta es una situación muy habitual, que siempre y cuando se realice de manera correcta, no debe por qué preocupar en absoluto. Pero la cosa cambia cuando esos documentos simplemente se meten en una bolsa de basura, y se tiran al contenedor.

Con esta acción, además de no estar reciclando, estaremos permitiendo que cualquiera pudiera acceder a los datos confidenciales que contuvieran esos documentos. Algo que tal y como ya hemos comentado, podría estar sancionado con una multa millonaria desde el pasado 25 de mayo.

El RGPD surge con el principal objetivo de garantizar la confidencialidad de los datos de terceras personas manejados por empresas, y pone el foco en la correcta destrucción de documentos confidenciales, siendo fundamental que una vez destruidos, queden totalmente ilegibles.

Por ello, en caso de que en tu empresa cuentes con documentos confidenciales inservibles, que puedan poner en riesgo la confidencialidad de terceras personas, te recomendamos que tengas en cuenta las nuevas normativas para la destrucción de documentos establecida en el RGPD.

¿Cómo destruir documentos confidenciales en base al RGPD?

Una vez tenemos claro que dejar los documentos abandonados en plena calle es ilegal, y que puede conllevar a sanciones económicas de hasta 20 millones de euros, vamos a ver cómo se deben destruir los documentos confidenciales.

Trituradora de papel

Una opción es optar por destruir los documentos mediante una trituradora de papel, que de hecho se muestra como uno de los métodos más efectivos, evitando que se pueda acceder a la información que contiene un documento, una vez destruido.

En caso de optar por este método, es importante que te asegures de que la trituradora de papel que vayas a utilizar, cumple con los requisitos establecidos por el Reglamento General de Protección de Datos, ya que en función de los datos que contenga cada documento, habrá que llevar a cabo un nivel de corte u otro.

Incineración de documentos

Otra opción consiste en la incineración de documentos, que aunque no hay duda de que es eficaz, se muestra bastante rudimentaria y, además, no todas las empresas cuentan con los medios necesarios para ello.

Contratación de una empresa externa

La tercera alternativa, que a su vez es la más eficaz, es contratar los servicios de una empresa externa que se encargue de la recogida y destrucción de documentos confidenciales. De esta manera, además de asegurarte de que los documentos se destruirán de la manera adecuada, podrás despreocuparte por completo.

En Dataeraser ponemos a tu disposición nuestro servicio de recogida y destrucción de documentos, a través del cual procederemos a la instalación de una serie de contenedores en tu empresa, en los que se depositarán los documentos a destruir.

Una vez el contenedor esté lleno, pasaremos a recogerlos en unos vehículos que cumplen con todos los requisitos exigidos por el RGPD, transportándolos a nuestra planta de destrucción confidencial, en la que procederemos a su destrucción.

Cuando hayamos finalizado la destrucción de documentos, entregaremos a la empresa el correspondiente certificado de destrucción de documentos, en el cual aparecerán los datos de la propia empresa, así como la cantidad de documentos que se han destruido, y también el nivel de corte que se ha utilizado.

En Dataeraser, además de destruir documentos confidenciales en papel, también nos encargamos de la destrucción y el reciclaje de material informático, garantizando que no se podrán acceder a los datos que contengan, así como del reciclaje de papel y cartón.