Las fases del ciclo de vida de los documentos

En este post vamos a tratar las diferentes fases de vida por las que pasa un documento desde el momento de su existencia, hasta que termina destruyéndose, o se almacena en un archivo histórico.

Porque aunque quizá nunca nos hemos parado a pensarlo ni le hemos prestado ningún tipo de atención, la realidad es que el ciclo de vida de un documento es muy similar al de cualquier ser vivo: nace, crece y se custodia o muere, y en algunas ocasiones, incluso resucita.

Por ello hemos creído que resultaría interesante realizar un post en el que hagamos un repaso a las 3 fases que forman el ciclo de vida de un documento.

El ciclo de vida de un documento

Aunque en la actualidad cada vez se genera una mayor cantidad de documentos electrónicos, en este post nos vamos a centrar en el ciclo de vida de los documentos en formato papel. En cualquier caso, a la hora de hablar de la importancia de un documento, no hay que tener en cuenta el formato, sino el tipo de información que contenga.

Dicho esto, para que un documento sea considerado como tal, debe haber sido generado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue. La durabilidad del documento variará principalmente, en función de la información que contenga, ya que mientras existen documentos que pueden contar con muchos años de duración, hay otros muchos que tienen una vida útil muy corta, estando destinados a destruirse muy pronto.

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Lo que está claro es que un documento nace con el objetivo de dar constancia material a un hecho o un acto, pero también que con el paso del tiempo, el valor del documento es muy probable que acabe perdiendo importancia.

Esto no significa que el documento tenga que destruirse sí o sí, ya que hay ocasiones en las que el valor histórico o cultural de un documento aumenta enormemente, a lo que también se le conoce como valor secundario.

Hay documentos que se crean para dar constancia sobre algo, pero que con el paso del tiempo, se conservan únicamente por su valor histórico.

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial 

Fase activa, semiactiva e inactiva

En función de la etapa en la que se encuentre un documento, diremos que se encuentra en la fase activa, semiactiva o inactiva, y por tanto, para acceder a él, tendremos que acudir a un archivo u otro, ya que la gestión documental que reciba el documento podría variar.

Fase activa

Un documento oficial se encuentra en su fase activa durante los 5 primeros años desde su creación, que es el periodo que se considerada que un archivo podrá ser consultado de manera habitual, por diferentes circunstancias. Durante este tiempo, el documento se mantendrá almacenado en el archivo de una oficina.

Poniendo el ejemplo de una sanción de tráfico, esta al principio podrá ser consultada habitualmente, tanto para comprobar si se ha abonado el importe correspondiente a la sanción, como si conlleva algún tipo de sanción administrativa o económica, si tiene que presentarse en un juicio, etc.

Pero una multa de tráfico, así como cualquier otro documento, a medida que pase el tiempo, cada vez será menos consultado, lo que hará que pase

Fase semiactiva

Cuando el archivo deja de ser consultado habitualmente, se dice que pasa a la fase semiactiva, quedando almacenado en un archivo central. La razón por la que se almacena en el archivo central, es porque aunque no se consulten habitualmente, sí que podrían resultar necesario en algún momento. En ese caso, se diría que el documento volvería a su fase activa.

Normalmente, los documentos se mantienen en el archivo central durante 15 años aproximadamente, aunque esto variará en función del tamaño del archivo, así como del número de documentos almacenados.

Fase inactiva

Y por último está la fase inactiva, que es cuándo se considera que un documento dejará de ser consultado definitivamente.

En función del tipo de documento, podría mantenerse almacenado durante unos cuantos años más en un archivo intermedio. En caso de que el documento ya no tuviese ningún tipo de utilidad, ni tampoco valor histórico, lo más recomendable es proceder a la destrucción de documentos profesional.

Es muy importante, especialmente tras la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), garantizar la correcta destrucción de los documentos, imposibilitando su reconstrucción y su lectura, para así asegurar la total protección de los datos confidenciales que puedan contener.