Consecuencias mala gestión documental

Disponer de un eficaz sistema de gestión documental se muestra como un elemento indispensable para cualquier empresa, hasta el punto de que podríamos decir que es uno de los más importantes. Una importancia que aumenta en aquellas empresas que realizan operaciones con diferentes países.

Llevar una buena gestión documental en tu empresa sólo te aportará beneficios, permitiéndote mantener el orden, llevar el control y tener todos los documentos centralizados, pudiendo encontrar lo que necesitas de manera eficaz y sin pérdidas de tiempo.

Esto ha hecho que a día de hoy, sean pocas las empresas que todavía no han implantado un plan de gestión documental que facilite el almacenamiento y la búsqueda de documentos. Pero lo cierto es que aunque sean pocas, todavía quedan empresas que tienen descuidada la gestión de sus documentos, sufriendo las consecuencias que ello supone.

Por ello desde Dataeraser.es hemos querido dedicar este post, no a hablar de los beneficios y ventajas que te aportará una buena gestión documental en tu empresa, sino a las consecuencias que te tocará sufrir si no la tienes en cuenta.

Principales consecuencias de una mala gestión documental en las empresas

No contar con un plan de gestión documental hará que tengas que lidiar con terribles consecuencias. La pérdida de tiempo, la ineficacia, desorganización, lentitud, duplicidad de documentos, destrucción de documentos por error o incumplimientos normativos son solo algunas de ellas, pero no las únicas.

Es un hecho que en aquellas empresas en las que no existe gestión documental, siempre nos encontramos oficinas colapsadas, llenas de archivadores y carpetas con viejos e inservibles documentos, que no hacen más que dificultar el almacenamiento y la búsqueda de información, generando una importante pérdida de dinero y de tiempo.

  • Pérdida de tiempo: se necesita mucho más tiempo para la búsqueda de un documento determinado. Según los estudios, cuando dicha búsqueda supera los dos minutos de tiempo, perjudica enormemente a la organización y a la productividad.
  • Duplicidad: aumenta la probabilidad de que hayan documentos almacenados por partida doble, lo que supone un exceso de información, y un importante aumento del descontrol y el desorden. Aproximadamente el 50% de los documentos almacenados en empresas sin un programa de gestión documental, son duplicados.
  • Dificultad: mayor dificultad a la hora de compartir información con otros miembros de la empresa o clientes, lo que se traduce en un mal servicio.
  • Mayor gasto económico: se estima que las empresas que no gestionan correctamente sus documentos, gastan un 10% más que las empresas que sí lo hacen.

¿Por qué debes implantar un sistema de gestión documental en tu empresa sí o sí?

Como hemos dicho anteriormente, implantar un sistema de gestión documental en tu empresa únicamente te aportará ventajas y beneficios, por lo que si no lo has hecho ya, deberías plantearte muy seriamente esta posibilidad.

Al mantener perfectamente organizados todos tus documentos disfrutarás de múltiples ventajas competitivas, aumentarás tu productividad y la del resto de trabajadores, ahorrarás, e incluso podrías llegar a aumentar tus ventas y mejorar tu reputación como marca, al mostrar una mayor transparencia.

  • Seguridad: la gestión documental aumentará la seguridad en tu empresa, ya que se reducirán las posibilidades de que se produzcan pérdidas de documentos importantes, facilitando su acceso y su buena organización.
  • Eficiencia: la organización aumentará la eficacia, sabiendo a dónde acudir en cada momento para acceder a cada documento.
  • Colaboración: se favorecerá la colaboración entre empleados.
  • Organización: permitirá realizar búsquedas personalizadas e implantar procesos determinados sobre cada tipo de documentos.
  • Aumento de espacio: sabrás qué documentos deben ser almacenados necesariamente, pudiendo proceder a la destrucción de documentos inservibles, ganando espacio y facilitando la organización.
  • Ahorro de costes y de tiempo.

Por todo esto, la gestión documental en las empresas desempeña un papel protagonista muy importante que debes tener en cuenta. Si tienes cualquier tipo de duda al respecto, contacta con nosotros y descubre todos los servicios de gestión documental que tenemos disponibles.