Destruir documentos

 

Destruir de documentos en una pequeña empresa

Si tienes una pequeña empresa, entonces la destrucción de datos confidenciales o elementos obsoletos es una parte esencial de la manera de hacer negocios. Por su propia naturaleza, la destrucción de este tipo de información requiere una cuidadosa consideración y un proceso de seguimiento para asegurarse de que se ha realizado correctamente.

Sin embargo, el cuidado de la gestión de residuos son los factores ambientales. ¿La forma en que te deshagas de tus residuos tiene un impacto positivo en el medio ambiente, o es un impacto negativo?

Trituración

Si estás preocupado acerca si tu forma de destruir documentos es confidencial y cumple con la industria y la legislación del gobierno , o estás preocupado por el fraude de identidad , entonces debes triturar y reciclar tus documentos.

Una operación de destrucción segura significa que los datos confidenciales se somete a trituración bajo estrictos procedimientos de seguridad para cumplir con la legislación . Una buena operación de destrucción también dispondrá de una serie de otros elementos confidenciales , tales como discos duros y otros equipos informáticos , discos , vídeos y uniformes .

Responsable Eliminación del papel

Los beneficios del reciclado de los residuos de papel son dos. Reduce la demanda de materias primas , y también reduce la demanda de fuentes de vertederos . La producción de papel reciclado se puede utilizar hasta un 70 % menos de consumo de energía y menos agua, que el papel virgen. Cada tonelada de papel que se recicla ahorra 17 árboles , 7.000 litros de agua y 4.200 kWh de electricidad . Además de esto, una tonelada de papel de periódico reciclado puede ahorrar tres metros cúbicos de relleno sanitario. La correcta eliminación de papel puede ayudar a prevenir las repercusiones ambientales.

Mejores prácticas para la eliminación del papel

Asumir la responsabilidad de su gestión y eliminación de residuos de papel seguro es imprescindible. Estos son algunos consejos para la mejor práctica . Debes nombrar a un controlador de datos . Ellos serán responsables de los datos personales que puedes obtener.

Debes de educar a tu personal sobre el reciclaje de todos los residuos de papel. Los recipientes para los desechos deben estar claramente etiquetados y colocados en un área preparada , y deben de estar almacenados de manera segura . Las bandejas y los gabinetes deben estar asegurados con una llave y cerradura. También puedes colocar contenedores de reciclaje más pequeños cerca de las áreas de trabajo para la eliminación de papel para que no interrumpa el “flujo de trabajo” .

Debes asegurarte de que la empresa de trituración que se está empleando para reciclar tus residuos tiene las credenciales pertinentes . Ellos deben ser capaces de proporcionar la pruba de l auditoría regular, y tener al menos el ISO 9001:2008 (se trata de un sistema de gestión de la calidad). El personal de recolección debe estar uniformado y portar una identificación para que pueda comprobar que son quienes dicen que son.

Debe haber un registro de auditoría , con el expediente colección a juego del certificado de destrucción . Debes de guardar copias de 2 años.

Mantener seguro los datos confidenciales

Mantener la información segura antes de destruir que es tan importante para tu negocio, antes o después. Para proteger su información de negocio debes analizar periódicamente los posibles fallos de seguridad en tu organización para limitar el fraude y violaciones de datos . Si es posible, trabaja con expertos en seguridad para ayudar a identificar las áreas vulnerables.