En las empresas y oficinas es habitual que a diario, se destruyan todo tipo de documentos en papel, con el objetivo de eliminar documentos que contengan datos de carácter confidencial, favorecer la gestión documental y aumentar el espacio disponible para guardar otro tipo de documentos.

Hasta aquí todo bien, de hecho, la destrucción de documentos es uno de los elementos clave para llevar una buena gestión documental. El problema está en que desde Dataeraser, nos hemos dado cuenta de que en las empresas se cometen muchos errores en las empresas a la hora de destruir papel.

Sí, y es que a la hora de destruir documentos en papel, hay que tomar una serie de medidas que garanticen su correcta destrucción, la confidencialidad de los datos, así como una actitud responsable con el medioambiente.

Porque no hay que olvidar que al destruir documentos en papel, muchos de ellos contendrán datos de carácter personal, tanto de la empresa como de clientes, y por ello es fundamental extremar la precaución.

De modo que si te encuentras en esta tesitura, en la que cada cierto tiempo te ves obligado a destruir documentos en tu empresa, pero no sabes bien cómo hacerlo, te recomendamos que prestes atención y tomes nota, ya que a continuación te vamos a mostrar los 5 errores más habituales que se cometen en las empresas al destruir papel.

Errores que no debes cometer al destruir documentos en papel

#1 – Tirar el papel a la basura

Si hasta ahora no le dabas ninguna importancia a eliminar los documentos en papel de tu empresa, y simplemente los tirabas a la papelera o al cubo de basura, debes saber que estás haciéndolo todo mal. De hecho, tirar los documentos a la basura es posible que sea lo último que debas hacer, y lo es por varias razones.

La primera, porque si tiras los documentos a la basura, sin ni siquiera haberlos cortado ni destruido, estarás dando a cualquiera la posibilidad de acceder a ellos y, por tanto, a todos los datos que contengan.

Y la segunda, porque tirando el papel a la basura, no estarás colaborando en absoluto con el medio ambiente. Debes tener en cuenta que el papel es un producto totalmente aprovechable y reciclable, y que con cada hoja de papel que recicles, estarás colaborando a salvar la vida de un árbol, así como a reducir las enormes cantidades de basura que hay en los vertederos.

Si vas a destruir el papel tú mismo en la empresa, debes utilizar una máquina específica, tipo una trituradora de papel

#2 – Destruir únicamente documentos protegidos por la LOPD

Otro error muy habitual, es destruir únicamente aquellos documentos que están protegidos por la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos). Es evidente que los documentos protegidos por la LOPD son los que posiblemente, más se deban destruir, pero no los únicos.

Ten en cuenta que son muchos los documentos que cuentan con documentación confidencial e importante de la empresa, que aunque no esté protegida por la ley, es importante que no llegue a personas ajenas de la empresa, ya que podrían utilizarla para actuar de mala fe.

Por ello, tan importante es destruir documentos en papel protegidos por la LOPD como documentos convencionales. Nunca sabes el daño que puede hacer un documento en malas manos.

#3 – No tirar los documentos a contenedores de seguridad

Tal y como marca el Artículo 107 del Real Decreto, que aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, los documentos que puedan contener datos confidenciales de clientes deben ir a parar a un contenedor de seguridad, que cuente con un mecanismo que obstaculice su apertura.

Algo que en muy pocas empresas se lleva a cabo, ya que en la mayoría acaban tirando estos documentos a la basura o, con suerte, a un contenedor de reciclaje de papel.

#4 – Quemar los documentos

También son muchos los casos en que, ya sea por miedo o por simple precaución, se acaban quemando estos documentos para acabar definitivamente con ellos. La idea está bien, sino fuera porque el papel está compuesto por diferentes elementos tóxicos, que en el momento en que se queman, son altamente contaminantes para el medio ambiente.

Recuerda que la ley obliga a limitar el acceso a información sensible de la empresa, pero también a dar un tratamiento medioambiental a los residuos como el papel.

#5 – No disponer del certificado de destrucción y tratamiento medioambiental

También es un error proceder a destruir documentos en papel con información confidencial, si no se dispone del certificado de destrucción y tratamiento medioambiental, el cual garantiza que dicha destrucción se está llevando a cabo de manera correcta ante una posible inspección.

¿Por qué contratar a una empresa especializada en la destrucción de documentos?

Vistos todos los errores que se cometen a la hora de destruir documentos en papel, son muchos los que valoran seriamente la posibilidad de contratar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de documentos. Sin duda, es la mejor opción para garantizar que el proceso de destrucción se estará llevando a cabo correctamente.

Desde Dataeraser te ofrecemos la oportunidad de contratar nuestro servicio de destrucción de documentos, garantizándote la máxima seguridad, confidencialidad y una destrucción ecológica de los documentos, responsable con el medio ambiente.

Nos encargaremos no sólo de la destrucción de los documentos, sino también de su recogida, transportándolos hasta la planta de Destrucción Confidencial, donde procederemos a su correcta destrucción. Para ello, instalamos unos contenedores que cumplen con la actual normativa, pasando a su recogida en el momento en que la empresa nos avisa.

Además, emitiremos el “Certificado de Destrucción de Documentos”, en el cual se refleja la cantidad de documentos que han sido destruidos, así como el nivel de corte utilizado, para garantizar la correcta de destrucción ante una posible inspección.

Conclusión

Destruir documentos en papel es una de las tareas fundamentales de cualquier empresa para llevar una buena gestión documental, por ello es importante hacerlo de manera correcta y responsable con el medio ambiente. Hemos repasado los errores más habituales que cometen las empresas al destruir documentos, y hemos destacado las ventajas principales de contratar una empresa especializada. Ahora tan sólo te queda a ti dar el paso definitivo para garantizar la correcta destrucción de documentos en tu empresa.