Principales errores de la gestión documental

A lo largo de nuestro blog ya hemos hablado en diferentes ocasiones de lo importante que resulta para una empresa contar con un eficaz sistema de gestión documental, el cual se mostrará como tu mejor aliado a la hora de mantener el control sobre los documentos de tu empresa, aportándote una mayor efectividad, seguridad y permitiéndote disfrutar de un importante ahorro de tiempo.

A través del post “Desprotección, ineficiencia y otras consecuencias de una gestión documental descuidada en tu empresa”, ya te contamos los efectos que puedes sufrir en tu empresa si no llevas una buena gestión documental. Pero creemos que es interesante realizar otro post en el que te contemos los 7 errores más habituales que se dan en una empresa respecto a la gestión documental, ya que son muchas las empresas que se esfuerzan por implantar un sistema de gestión documental, pero lo hacen de manera incorrecta.

De modo que si todavía no has implantado una política de gestión documental, o no estás seguro de estar haciéndolo correctamente, te recomendamos que prestes atención y tomes nota. Te contamos los 7 errores que más cometemos en nuestro país.

#1 – Desconocimiento

El primer fallo y también el más cometido, es implantar un sistema de gestión documental por nuestra propia cuenta, cuando en realidad no tenemos conocimientos sobre cómo hacerlo.

Cuando esto ocurre, en el 99% de los casos se hace mal, por ello lo más recomendable es contratar los servicios de alguna empresa especializada en gestión documental que pueda garantizarte los mejores resultados.

Desde Dataeraser queremos ayudarte, por ello ponemos a tu disposición nuestros servicios de gestión documental para empresas, con los que disfrutarás de un importante ahorro económico, de tiempo y espacio en la oficina, de una mejor organización, serás más eficaz…

Nos encargaremos de reciclar el papel y el cartón acumulado en tu empresa, de recoger, destruir y reciclar material informático, de la digitalización y escaneado de documentos, y otras funciones que te harán la vida mucho más fácil.

#2 – Destrucción de documentos

Es cierto que la destrucción de documentos cumple un papel fundamental dentro de la gestión documental, pero es fundamental que la destrucción se lleve a cabo correctamente, ya que de lo contrario podríamos enfrentarnos a graves consecuencias.

Ten en cuenta que muchos de los documentos que vayas a eliminar contendrán datos personales de terceras personas, los cuales son totalmente confidenciales. Por ello la mejor opción es optar por la trituración de documentos, ya que es la única que garantiza la total destrucción e ilegibilidad de los documentos confidenciales.

#3 – Mala formación de los empleados

La formación de los empleados es uno de los puntos más importantes, no sólo para llevar una buena gestión documental, sino para disfrutar de un buen funcionamiento de la empresa en general.

Es importante que dediques el tiempo necesario a formar a cada uno  de tus empleados, prestándole especial atención al ciclo de vida de los documentos, así como a su utilización, seguridad, etc.

#4 – Almacenamiento de documentos

Otro error habitual es almacenar todo tipo de documentos en la propia empresa, independientemente de que sean importantes o no. Es cierto que hay documentos importantes que deben estar a buen recaudo y mantenerse perfectamente accesibles, pero también es cierto que hay otros muchos que no es necesario tenerlos almacenados en los archivos.

En ese caso, se puede optar por el traslado y la mudanza de archivos a otras instalaciones, para así aumentar el espacio, o directamente por la digitalización de los documentos, lo que te permitirá tenerlos directamente en tu ordenador.

#5 – No realizar copias ni duplicados

No hace falta decir lo indispensable que resulta realizar copias y duplicados de aquellos documentos importantes, que necesitas mantener. Y es que a través de las copias y los duplicados, te aseguras que en caso de que haya algún problema informático, los mantendrás en perfecto estado.