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Ante la necesidad de destruir documentos que mantengan datos confidenciales de terceras personas y garantizar la imposibilidad de acceder a la documentación, el término certificado de destrucción de documentos ha cobrado un gran protagonismo desde que entrase en vigor el nuevo RGPD.
Todas las empresas especializadas en destruir documentos confidenciales debe entregar, una vez finalizado el trabajo, el certificado de destrucción de documentos. Pero, ¿sabemos realmente de qué se trata?
Si no sabes qué es o tienes dudas, a continuación te vamos a contar qué es el certificado de documentos y por qué es tan importante. Presta atención y toma nota.
¿Qué es el certificado de destrucción de documentos?
El certificado de destrucción de documentos es un documento que certifica que una empresa ha destruido los documentos confidenciales de manera segura, cumpliendo con la legalidad.
Este certificado contiene una información detallada sobre la destrucción de los documentos para garantizar que se ha cumplido con los requisitos establecidos en el RGPD, protegiendo a las empresas en caso de una inspección o auditoría.
Por ello, al contratar una empresa de destrucción de documentos es necesario asegurarte que vaya a entregarte este certificado, el cual debe contener la siguiente información:
- Fecha de la destrucción.
- Método empleado para la destrucción de documentos.
- Nivel de corte y tamaño final de la partícula.
- Lugar de destrucción.
Con el certificado de destrucción de documentos se asegura que los documentos se hayan destruido de forma segura, aunque aun así la empresa contratada también debería ofrecer la posibilidad de destruir los documentos confidenciales In Situ, para así poder ver la destrucción en directo, teniendo la certeza de que el proceso se ha llevado a cabo correctamente, más allá de que lo indique el certificado.
En el caso de que tu empresa se enfrente a una inspección, auditoría o acción legal, el certificado de destrucción será fundamental para garantizar la protección de datos, demostrando que los datos confidenciales se han descartado de una manera correcta, segura y responsable.
En caso de que una empresa destructora no entregase el certificado de destrucción de documentos, podría ser que no estuviera cumpliendo con la normativa de destrucción de datos, por lo que lo mejor sería descartarla, ya que no tendrías ninguna protección ante posibles problemas que pudieran aparecer en el futuro.
En Dataeraser somos perfectamente conscientes de la importancia que tiene el certificado de destrucción de documentos, por ello procedemos a la destrucción de documentos de la manera correcta, en nuestras propias instalaciones que están perfectamente equipadas, tomando todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total confidencialidad de los datos.
Además, más allá de entregar el certificado de documentos, nos encargamos de reciclar los diferentes formatos, ya que contamos con los medios necesarios para reciclar papel y cartón, y también para el reciclaje de material informático.
Lo que debes tener en cuenta es que si destruyes los documentos tú mismo, por muchas medidas de seguridad que tomes, no podrás obtener este certificado y por tanto, no estarás protegido ante posibles inspecciones, auditorías o problemas que podrían surgir.