¿Cuánto guardar los documentos en una empresa?

Es muy habitual que las empresas almacenen documentos en sus archivos durante mucho tiempo, hasta el punto de que son muchas las que únicamente optan por proceder a su eliminación cuando se han quedado sin espacio disponible, y ya no les queda otra opción.

En Dataeraser, como empresa especializada en la gestión y destrucción de documentos,  hemos querido hacer un post en el que te vamos a tratar de resolver una duda muy común en las empresas: ¿cuánto tiempo se deben guardar los documentos?

Para dar respuesta a esta pregunta, existe una serie de consideraciones que se deben tener en cuenta, ya que el tiempo que se deberá almacenar un documento, variará en función de que se trate de un documento mercantil, tributario, fiscal, etc.

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Esto es importante, ya que en una misma empresa puede convivir un sinfín de documentos diferentes, que no recibirán el mismo tratamiento: libros contables, facturas, contratos, formularios…

¿Qué documentos se pueden destruir y cuándo?

¿Qué documentos se pueden destruir?

Habitualmente la destrucción de documentos en las empresas se lleva a cabo cuando, como ya hemos comentado, no queda espacio disponible para su almacenamiento, y no queda otra opción que hacer hueco.

Pero antes de proceder a hacer ese hueco en los archivos, es importante tener en cuenta los plazos que marcan tanto la Agencia Tributaria como el Código de Comercio. Además, no hay que olvidar que existe una serie de documentos que se deben conservar en el negocio durante toda la vida.

Para que aquellos documentos que se deben conservar obligatoriamente no nos ocupen espacio, se puede optar por la digitalización de documentos, y así tenerlos perfectamente controlados aunque ya no quede espacio.

Documentos mercantiles

Cuando hablamos de documentos mercantiles nos estamos refiriendo a libros de contabilidad, correspondencias, documentos sobre la empresa, justificantes del ámbito mercantil, etc. Según el Código de Comercio, las empresas están obligadas a conservar este tipo de documentos durante un mínimo de seis años.

Documentos fiscales

Respecto a los documentos fiscales, que son aquellos que hacen referencia a impuestos o declaraciones, deben guardarse durante un periodo de cuatro años, desde la fecha en que fueran presentados en la correspondiente administración.

Aquí hay que tener en cuenta que si la empresa hubiera registrado pérdidas o deducciones, el tiempo que deberían conservarse estos documentos aumentaría hasta los diez años.

Facturas

Según la Ley General Tributaria, tanto las empresas como los profesionales están en la obligación de guardar las facturas como cualquier otro documento equivalente, como un recibo, durante al menos cuatro años.

Por el contrario, la normativa de prevención de blanqueo de capitales establece un plazo de conservación de diez años.

Otros documentos

Más allá de los que acabamos de comentar, en las empresas se almacenan otros muchos documentos que, antes de que entrase en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), no contaban con ningún plazo establecido para su conservación.

Pero esto desde el pasado 25 de mayo, fecha en la que entró en vigor el nuevo RGPD, ha cambiado, ya que ahora las empresas están obligadas a marcar una fecha, a partir de la cual los documentos almacenados deberán ser destruidos, de manera segura para garantizar la ilegibilidad de los datos que contienen.