Actualmente las empresas se encuentran en un periodo de transición, en el que deben saber dar el paso para llevar a cabo la transformación digital de la manera correcta, con el objetivo de no quedarse atrás y adaptarse a los nuevos tiempos. Para ello deben cambiar la filosofía e implantar una serie de cambios en todos los departamentos, que le permitan afrontar esa transformación de forma eficaz, siendo uno de los más importantes la digitalización y escaneado de documentos, y a lo largo de este post entenderás porqué.
La transformación digital de tu empresa es fundamental para poder continuar llevando una buena gestión empresarial, ya que con la llegada de las nuevas tecnologías han aparecido múltiples herramientas y sistemas de gestión documental mucho más avanzados y eficaces, facilitando el mantenimiento de los negocios y ayudándoles a mantenerse en lo más alto y alcanzar sus objetivos.
Pero más que en hablar de la transformación digital en general, hoy nos vamos a centrar en la digitalización y escaneado de documentos, y te vamos a explicar qué es, en qué consiste, cómo llevarla a cabo y qué beneficios te aportará. De modo que si tienes una empresa, presta atención y toma nota.
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¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos, tal y como su propio nombre indica, consiste en pasar todos los documentos en papel a formato digital, con el objetivo de aumentar la seguridad, proteger los datos confidenciales que aparezcan en dichos documentos, facilitar su gestión, organización y acceso, además de ahorrar espacio en la oficina.
Hasta ahora la forma más habitual de almacenar los documentos era guardándolos en armarios o archivadores, siendo necesario para ello reservar grandes espacios para su almacenamiento. Esto, además a reducir el espacio disponible dentro de una oficina, también complicaba la gestión de dichos documentos.
Al digitalizar los documentos se acaban todos estos problemas, ya que dispones de todos los documentos almacenados en un ordenador, sin ocupar espacio físico, y pudiendo acceder a cualquiera de ellos cómodamente en cuestión de segundos. Además, tienes la posibilidad de realizar copias de seguridad, para poder seguir accediendo de ellos aunque ocurra cualquier tipo de problema, y de proteger con contraseñas de seguridad, evitando que cualquiera pudiera acceder a ellos si no dispone de la clave, lo que te ayudará a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
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¿Cómo digitalizar los documentos?
Para afrontar el proceso de digitalización, lo más recomendable es escanear todos los documentos en papel, para pasarlos a formato electrónico y poder almacenarlos en ordenadores o dispositivos de almacenamiento.
Esto cuando se manejan pocas cantidades de documentos, el proceso de digitalización puede llevarlo a cabo uno mismo, pero la cosa se complica en las empresas que tienen una gran cantidad de documentos almacenados. En ese caso, lo más recomendable es contratar los servicios de una empresa especializada en la digitalización y escaneado de documentos como Dataeraser, para así no perder tiempo de trabajo y asegurarte de afrontar la digitalización de la manera adecuada.
En Dataeraser nos encargaremos de todo el proceso de recogida, manipulación, escaneado y digitalización de los documentos, cumpliendo con todas las normativas de seguridad y tomando todas las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los datos almacenados en los documentos a tratar.
Asimismo, una vez finalizada la digitalización, nos encargaremos de destruir los documentos en papel una vez han quedado inservibles, mediante un proceso de trituración, para garantizar la ilegibilidad de los datos confidenciales que contenían. Después, también nos encargaremos del reciclaje de los documentos en papel, para así colaborar con la preservación del medio ambiente, ayudando a tu empresa a mostrar una imagen mucho más responsable y respetuosa con nuestro planeta.