Expurgo de documentos: ¿Qué es?

La destrucción de documentos cada vez tiene una mayor importancia en las empresas, tanto para no poner en riesgo la seguridad de los datos confidenciales de terceras personas, como para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Dicho esto, es probable que en los últimos hayas oído hablar del expurgo de documentos, un término que se utiliza para hablar de la destrucción de documentos certificada, por lo que no debe cundir el pánico. Para entenderlo mejor, podríamos decir que expurgo es sinónimo de destrucción.

A lo largo de nuestro blog hemos hablado de la importancia que tiene el expurgo de documentos para una empresa, pero creemos que no está de más repasarla para salir de dudas y concienciarse de la importancia de contar los servicios de una empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales como Dataeraser.

¿Por qué debes llevar a cabo el expurgo de documentos en tu empresa?

¿Por qué optar por el expurgo de documentos?

Desde que el 25 de mayo 2018 entrase en vigor el nuevo RGPD, el expurgo de documentos se ha situado como una tarea fundamental para las empresas, organizaciones o instituciones.

El principal objetivo de expurgar los documentos es no poner en riesgo los posibles datos confidenciales que incluyan dichos documentos, y evitar las sanciones de hasta 20 millones de euros, o del 4% de la facturación anual de una empresa, que se han endurecido sensiblemente respecto a la anterior Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

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Dicho esto, conscientes de que uno de los principales problemas que tienen las empresas para llevar a cabo el expurgo de documentos, es que cometen errores en la gestión documental, por ello desde Dataeraser ofrecemos un servicio de recogida y destrucción de documentos, a través del cual garantizamos que el expurgo de documentos se realizará de la manera adecuada.

Para ello, procederemos a instalar una serie de contenedores específicos en las empresas, donde tendrán que depositar aquellos documentos que contengan datos confidenciales y se deban destruir.

Nosotros mismos nos encargaremos también de la recogida de estos documentos, transportándolos a nuestras instalaciones en unos camiones perfectamente habilitados, donde procederemos a su destrucción, manteniendo en todo momento la confidencialidad de los documentos.

De esta forma, tu empresa no tendrá que preocuparse de nada para expurgar los documentos. En Dataeraser nos encargaremos de todo.

Principales infracciones de las empresas respecto al RGPD

Expurgo de documentos

Una de las principales infracciones que cometen las empresas respecto a lo estipulado en el RGPD, es que no destruyen los documentos con datos confidenciales de manera adecuada, poniendo en riesgo la seguridad de los datos personales que pudieran aparecer en dichos documentos.

Muchas empresas acostumbran a almacenar todo tipo de documentos inservibles que contienen datos confidenciales de clientes, proveedores y/o empleados, en vez de destruirlos. De esta forma, lo único que se consigue es aumentar las posibilidades de incumplir el RGPD.

Gestión documental

Otro punto que lleva a muchas empresas a no cumplir con el RGPD, es que cuentan con una mala gestión documental. Esto es un error, ya que una buena gestión documental no solo permitirá tener un mayor control sobre los documentos almacenados, sino que además ayudará a mantener la total confidencialidad de los datos que puedan contener.

Si no se dispone de un sistema de gestión documental adecuado, las posibilidades de incumplir el RPGD aumentan exponencialmente.

Delegado de Protección de Datos (DPO)

Por último, la entrada en vigor del RGPD obliga a todas las empresas a contar con un Delegado de Protección de Datos, aunque como podemos ver, todavía son muchas las que no han implantado esta figura en sus empresas.

El papel que desempeña el DPO es clave para cumplir con el RGPD y mantener la confidencialidad de los datos personales, ayudándote a evitar infracciones y sus correspondientes, y también a llevar una gestión documental mucho más eficaz.