Trituración de documentos

Uno de los elementos más importantes que una empresa debe tener en cuenta a la hora de cumplir con el RGPD, es la destrucción de documentos. Y es que, como ya hemos hablado en otras situaciones, es habitual que en las empresas se almacenen grandes cantidades de documentos en sus archivos durante mucho tiempo, hasta el punto de que llegan a quedar inservibles, y quedan almacenados sin ningún sentido.

Unos documentos que aunque han quedado inservibles, pueden contener datos confidenciales de clientes, empleados o proveedores, y por tanto, pueden poner en riesgo el cumplimiento de la ley de protección de datos.

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Por ello, para reducir las posibilidades de que surja algún problema con esos datos confidenciales, lo más recomendable es destruir dichos documentos, para así evitar que se pueda hacer un mal uso de ellos y poner en peligros a la empresa. Es la opción más eficaz sin ninguna duda a la hora de mantener la seguridad de los datos.

Pero una vez claro que la destrucción de documentos es la mejor opción para no poner en riesgo los datos que maneja una empresa, surge la duda de cómo destruir dichos documentos. ¿Sirve con tirarlos a la basura? ¿Se pueden romper en cuatro trozos? ¿Los podemos quemar? La respuesta a todas estas preguntas es no, puesto que tal y como establece el RGPD, la única opción permitida, dada que es la más segura y eficaz, es la trituración de documentos.

¿Por qué la trituración de documentos se muestra como la opción más segura para destruir datos confidenciales?

Documentos triturados

Ya hemos hablado de la importancia de eliminar aquellos documentos que contengan información personal de terceras personas de manera segura. De lo contrario, en caso de no destruir correctamente los documentos y permitir el acceso a los datos confidenciales, la sanción económica podría ir hasta los 20 millones de euros, o hasta el 4% de la facturación anual de la empresa.

Por ello, métodos para la destrucción de documentos que hasta ahora se llevaban a cabo en las empresas, desde la entrada en vigor del nuevo RGPD, como tirar los documentos a la basura o quemarlos, quedan totalmente descartados.

La primera queda descartada porque no garantiza la ilegibilidad de los documentos, y la segunda, porque no cumple con el tratamiento medioambiental de residuos.

De modo que el único método que cumple con lo establecido en el RGPD y que garantiza el cumplimiento con todos los reglamentos vigentes en materia de protección de datos, es el de la destrucción de documentos a través de la utilización de una máquina destructora de papel.

Conscientes de ello, desde Dataeraser ofrecemos a toda empresa que lo necesite, nuestro servicio destrucción de documentos, a través del cual garantizamos la total trituración de documentos confidenciales.

Proceso de trituración de documentos confidenciales de Dataeraser

Proceso de destrucción

Nuestro proceso de trituración de documentos confidenciales consiste en la instalación de unos contenedores específicos en las empresas, en los que tendrán que almacenar todos aquellos documentos que contienen datos confidenciales y, necesitan destruir.

Una vez completos los contenedores, procedemos a recogerlos mediante unos vehículos autorizados y equipados con GPS, para poder localizarlos en todo momento, y transportarlos a nuestras instalaciones. Allí disponemos de máquinas de gran capacidad de destrucción, que garantizan la total destrucción y la ilegibilidad de los documentos, cumpliendo con la normativa internacional en materia de destrucción confidencial de documentos DIN 66399.

Para ello, seguimos un protocolo de alta seguridad que garantiza la total protección de los datos que contienen los documentos. Nuestras instalaciones mantienen los más altos niveles de seguridad, tienen acceso restringido por identificación, un sistema de video vigilancia 24 horas, y una alarma conectada directamente a la empresa, a través de unos sensores volumétricos.

Nuestro servicio de recogida y destrucción de documentos aporta una total tranquilidad y comodidad a las empresas, garantizando la total seguridad de los datos confidenciales. Además, desde Dataeraser, una vez finalizado el servicio, emitimos el correspondiente certificado de destrucción, en el que aparece la fecha, el volumen de documentos destruidos, y el nivel de corte realizado, y el cual servirá para garantizar el cumplimiento del RGPD.