Limpieza de fondos documentales: Tips para proceder de forma correcta

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Los documentos no son indestructibles. La limpieza de fondos documentales es vital para su correcta conservación y longevidad.
Un almacenamiento inadecuado, la acumulación del polvo, la manipulación incorrecta de los documentos y unas condiciones ambientales (temperatura y humedad) inapropiadas pueden provocar graves desperfectos o daños irreparables en los documentos.
Por ello es igual de importante el almacenamiento de documentos y las medidas preventivas como la limpieza de los fondos documentales de forma correcta.
Para que puedas realizar esta tarea de manera adecuada te vamos a dar una serie de tips para ejecutar la limpieza de documentos y que no los destruyas en el intento.
Y como extra una serie de consejos para mantener tu fondo documental en buenas condiciones.
¿Limpiamos?

¿Cuáles son los peligros potenciales para la seguridad y conservación de documentos?

Para saber qué hacer primero debes conocer cuáles son los peligros que acechan a tus documentos.
Los agentes principales que ponen en riego la buena salud de tus documentos son:

La luz

La luz incide y afecta directamente al estado del papel a nivel de su composición y de las tintas utilizadas.
Por ello el control a la exposición de la luz, tanto solar como artificial es importante para salvaguardar el estado de los documentos almacenados.

Humedad y temperatura

Dos elementos esenciales a vigilar para lograr una perfecta conservación de los fondos documentales.
El lugar destinado al archivo de documentos deben mantenerse unas condiciones constantes con una humedad relativa que oscile entre el 45% y el 65%, una temperatura entre los 18 y 22 grados y una buena ventilación.
Estas condiciones ambientales permiten evitar las tensiones del papel provocadas por la contracción y dilatación del mismo por no mantener unos valores de humedad y temperaturas adecuados para su durabilidad.

El polvo

La aparición del polvo es inevitable, pero su limpieza está en tus manos. Hacer un repaso periódico para evitar su acumulación ayudará, de manera efectiva, a la conservación de los documentos almacenados.

El polvo a largo plazo pone en juego la integridad de los documentos

Contaminación por agentes biológicos

Suena a guerra del siglo XXI o a una pandemia, pero los fondos documentales no son ajenos a los hongos y las bacterias.
Unas malas condiciones de humedad y temperatura ayudarán a la proliferación de estos agentes biológicos que destruirán tus documentos.

Si un hongo atrapa tus archivos y no lo detectas, estás perdido

Roedores e insectos

Pequeños roedores e insectos son tus enemigos. Sobre todo los insectos xilófagos (termitas, carcoma, cucaracha, etc…) puesto que su principal alimento es la celulosa y el almidón.

Los insectos xilófagos se comerán literalmente tus archivos documentales

Tips para proceder de forma correcta a la limpieza de los fondos documentales

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Ponte en situación. Un jueves de febrero acudes a consultar unos documentos en la sala de archivo de los fondos documentales de tu empresa y descubres por casualidad que los hongos han llegado.
Te echas las manos a la cabeza y te preguntas: ¿Qué hago? ¿Cómo limpio esto? ¿Aún estoy a tiempo de salvar los documentos? Muchas preguntas y ninguna respuesta.
Por eso hemos elaborado esta pequeña guía con los tips que necesitas saber para actuar de forma correcta y eficiente para atajar el problema, aunque siempre es recomendable que este tipo de procesos lo lleven a cabo profesionales en la materia.

Aísla los documentos afectados

Separa los documentos afectados y guárdalos en una bolsa para evitar que las esporas de los hongos se propaguen y afecten a otros documentos.
Llévalos a una zona separada con unas condiciones de humedad y temperaturas correctas para proceder a su limpieza.

Ponte los sistemas de protección que necesitas

Para la correcta limpieza de los fondos documentales es preciso una serie de elementos para realizarla en condiciones de seguridad.
Necesitarás guantes de nitrilo, ropa de protección adecuada y una mascarilla de protección para retener las partículas.

Desactiva el hongo

Lamentablemente no existe un interruptor para apagarlo así que tendrás que actuar sobre los documentos para hacerlo.
Para desactivar el ciclo del hongo necesitarás someterlo a un proceso de congelación que logre la estabilización biológica, química y física de los documentos dañados por los hongos y la humedad.
Lo ideal sería someterlos a un proceso de liofilización, que consiste en la deshidratación del papel mediante una congelación exprés y una posterior descongelación eliminando el hielo mediante un proceso de calor que transforma el hielo en vapor, saltándose la fase líquida del agua.

Limpieza de los documentos

Para atrapar y eliminar de forma segura y eficaz las esporas de los hongos es necesario la utilización de un aspirador, con filtro Hepa, de baja temperatura y velocidad variable.
Este proceso es muy delicado. Tendrás que hacerlo con especial cuidado y ayudarte de algún cepillo de cerda suave. Nunca aspires directamente sobre el papel.
Coloca en la boquilla del aspirador una pequeña tela, ya sea un tul o una tela de trama semiabierta, que permita absorber las esporas pero no dañe el papel.

Las aspiradoras son las mejores amigas de la conservación de fondos documentales

Aún no terminó todo

Has logrado limpiar y reacondicionar los documentos afectados, pero aún queda trabajo por hacer.
Limpia cuidadosamente las estanterías, cajas o depósitos donde almacenes la documentación para elimina posibles restos de esporas o moho que vuelvan a afectar a los documentos.

Consejos para mantener el fondo documental de tu empresa en buenas condiciones

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Como sabiamente dice el refranero, más vale prevenir que curar. La conservación preventiva es fundamental para evitar graves daños en los archivos de tu empresa y que guardes tus documentos estén en buenas condiciones durante décadas.
Deberás implementar un conjunto de medidas y estrategias para recuperar el control de tu fondo documental y lograr su supervivencia en el tiempo.

Aplica acciones que se anticipen al deterioro y tus archivos ganaran el salud

Consejos para mantener tu archivo

Limpieza

Mantén el polvo y la suciedad alejados del área de almacenaje de archivos. Y recuerda que no se debe ni comer ni beber donde se guardan los documentos.

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Ventilación

La circulación del aire es una de las claves. ¡Ojo! Ventilación no significa abrir las ventanas para dar la bienvenida a los agentes biológicos y alterar las condiciones de temperatura y humedad.

Microclima

Controla la temperatura y la humedad dentro de los valores adecuados para favorecer la buena salud de los documentos archivados.

Selecciona lo que guardas

Periódicamente haz una criba de los documentos que almacenas y selecciona los que ya no sea necesario almacenar, haciendo espacio para los nuevos documentos que deberás guardar.
Recuerda que la destrucción de documentos es una tarea sensible por la ley de protección de datos y debe realizarse por profesionales.

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Riesgos de destruir documentos sin ayuda profesional

Conclusión

La limpieza de los fondos documentales de forma periódica y profesional contribuirá a mantener la integridad de tu archivo.
Está en juego nada más ni nada menos que la conservación física de la memoria documental que forma parte del patrimonio de la empresa.
Igual que cuidas a tus clientes, cuida tu fondo documental.

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