Dudas sobre el servicio de destrucción de documentos

Tal y como establecen la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es altamente conveniente que las empresas destruyan aquellos documentos inservibles que contengan datos personales de terceras personas, con la intención de garantizar su confidencialidad, así como que no se hará un uso fraudulento de ellos.

Es habitual que las empresas almacenen grandes cantidades de documentos personales como recibos, facturas, extractos bancarios, nóminas, listados de clientes y otros, que con el paso del tiempo han quedado inservibles, y lo único que están haciendo es ocupar espacio de almacenamiento, así como poner en riesgo la confidencialidad de los datos que contienen.

Pero a la hora de destruir los documentos, es fundamental hacerlo con la total garantía de que quedarán totalmente ilegibles e inservibles, y que no se podrá acceder a los datos que contienen de ningún modo, así como hacerlo de una manera responsable con el medio ambiente. De lo contrario, tal y como establece el RGPD, las sanciones podrían llegar a los 20 millones de euros, o al 4% de la facturación.

Esto ha hecho las empresas que trabajan con documentos confidenciales de terceras personas, cada vez apuesten más por contratar los servicios de empresas especializadas como Dataeraser, para que se encarguen de destruir los documentos confidenciales que contienen, de una manera segura, eficiente y continua.

Si te encuentras en esta situación, pero tienes dudas a la hora de optar por contratar o no a una empresa especializada en la destrucción de documentos, a continuación vamos a responder las preguntas más frecuentes sobre el servicio de destrucción de Dataeraser, con la intención de solucionar todas las dudas que puedas tener y tratar de convencerte de que son la mejor opción.

#1 – ¿En qué consiste la destrucción de documentos?

Destrucción de documentos

Nuestro proceso de destrucción de documentos se basa en destruir, a través de máquinas de gran capacidad de destrucción, todos aquellos documentos inservibles almacenados en las empresas, que puedan contener datos personales de terceras personas, y supongan un riesgo para la confidencialidad de dichas personas.

#2 – ¿Qué documentos se pueden destruir?

Podemos destruir cualquier documento en papel, independientemente de que contenga datos personales o no. Si los documentos contienen datos confidenciales que haya que proteger, procederemos a su destrucción mediante nuestras máquinas trituradoras de papel.

Si por el contrario los documentos no contienen datos que puedan suponer un riesgo de confidencialidad, instalaremos unos contenedores en tu empresa para reciclar papel y cartón, y así contribuir con el cuidado y el buen mantenimiento del medio ambiente.

#3 – ¿Destruís datos digitales?

Destrucción de documentos digitales

Sí, en Dataeraser también contamos con un servicio de destrucción de material informático, a través del cual destruimos mediante trituración cualquier soporte informático (portátiles, tablets, USB, discos duros, servidores, torres de ordenador…) que pueda contener datos confidenciales, garantizando que no se podrán recuperar los datos que almacenaban.

Esta es la mejor opción para aquellas empresas que almacenan equipos informáticos que quedan obsoletos con el paso del tiempo y dejan de ser útiles, ya que además desde Dataeraser procedemos a la destrucción cumpliendo con las normativas RAEE de Residuos y Medio Ambiente.

#4 – ¿Qué volumen de documentos se pueden destruir?

En Dataeraser podrás destruir la cantidad de documentos que necesites, sin límites. Contamos con nuestras propias instalaciones perfectamente equipadas, donde procederemos a la destrucción de los documentos, independientemente de la cantidad.

Instalaremos el número de contenedores especiales en la empresa necesarios para almacenar todos los documentos que haya que destruir, y después, los recogeremos con nuestros vehículos autorizados y localizados por GPS, transportándolos a nuestra planta de Destrucción Confidencial, donde los destruiremos tal y como exige la normativa en materia de destrucción confidencial de documentos DIN 66399.

#5 – ¿Hay que ordenar los documentos?

En absoluto, tan sólo hay que colocarlos en los contenedores que instalaremos en tu empresa, los cuales cumplen con todos los requisitos exigidos por la normativa. Así de sencillo. Una vez completos, pasaremos a recogerlos para su posterior destruimiento.

#6 – ¿Qué ocurre si el contenedor se completa antes de lo previsto?

Contenedor de reciclaje

En caso de que el contenedor hubiera quedado lleno antes de la fecha prevista para su recogida, no tienes de que preocuparte. Tan solo tienes que llamarnos, y acudiremos lo más rápido posible a recogerlo, instalando uno nuevo totalmente vacío.

#7 – ¿Se pueden destruir los documentos directamente en la empresa?

En Dataeraser, con el objetivo de garantizar tu total tranquilidad, contamos también con un servicio de destrucción de documentos In Situ, a través del cual destruimos los documentos en las instalaciones de tu empresa. Lo hacemos con una de nuestras unidades móviles, mientras eres testigo y estás presente durante todo el proceso.

Una vez destruida la información, y tras haber comprobado que es totalmente ilegible, procedemos a retirarla de tus instalaciones.

#8 – ¿Qué nivel de corte reciben los documentos?

En Dataeraser trabajamos con dos modalidades de corte diferentes. La primera se centra en el corte a tiras, la utilizada para aquellos documentos que no contienen datos confidenciales y no suponen ningún riesgo, mientras que la segunda se basa en el micro corté, a través del cual los documentos quedan hechos partículas y totalmente ilegibles. El micro corté lo utilizamos para destruir documentos con datos confidenciales.