Transformación digital y gestión documental

Conceptos como computación departamental, cliente – servidor, ERP, TPV, nube o era móvil, entre otros, han llegado a las empresas debido a la tremenda transformación digital que hemos experimentado durante los últimos años, hasta el punto de que para muchas, se han convertido en indispensables a día de hoy.

Al hablar de transformación digital nos referimos a la aceleración que han vivido las actividades empresariales, los procesos, competencias y modelos, con el objetivo de aprovechar los avances tecnológicos que han ido apareciendo durante los últimos años, y sacarles partido en su día a día, consiguiendo una mayor satisfacción por parte de los clientes, un aumento de comercialización, rentabilidad, etc.

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Pero aunque es cierto que la transformación digital afecta prácticamente a todas las áreas y procesos que se llevan a cabo en una empresa, en el post de hoy nos vamos a centrar en hablar de cómo esta transformación digital ha afectado directamente a la gestión documental de las empresas.

Antes de nada, ¿qué es la gestión documental?

Antes de explicar cómo la transformación digital ha influido en la gestión documental, vamos a explicar qué es y en qué consiste.

Cuando hablamos de gestión documental, conocida también como gestión de documentos, nos estamos refiriendo a los mecanismos que se utilizan para administrar los documentos en una empresa.

Y es que, dada la enorme cantidad de documentos que se genera en una empresa, conseguir mantenerlos perfectamente organizados, garantizar su recuperación cuando sea necesaria, conocer el tiempo que deben mantenerse guardados, implantar un sistema para destruir documentos de la manera adecuada, garantizar la conservación de los documentos más valiosos, etc., se ha vuelto fundamental.

Algo que se consigue a través de la gestión documental, que garantiza una información organizada y eficiente, y que además favorece la productividad empresarial.

Transformación digital y gestión documental

La transformación digital y la gestión documental en las empresas

La gestión documental se muestra como uno de los elementos más importantes a tener en cuenta para toda empresa, y ahora, gracias a la transformación digital, es más sencillo implantar una buena política de gestión documental, además de más efectiva. Pero eso sí, es importante que la empresa se adapte a los nuevos cambios que van apareciendo.

Porque actualmente la información no solo es importante que se pueda proporcionar en el momento adecuado, a la persona adecuada y de la manera más eficiente, sino que ahora, dado el auge de los teléfonos móviles, las empresas también están obligadas a tener que funcionar prácticamente las 24 horas, durante los 7 días de la semana. Algo que evidentemente, ha influido directamente en la gestión documental.

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A esto hay que sumarle que cada vez son más las personas que viven unidas a la tecnología, y que ya han crecido en un mundo digital, que hace que las empresas tengan que implantar sistemas de gestión documental inteligentes. Hay que tener en cuenta que actualmente, aproximadamente el 40% de los usuarios accede a Internet a través de sus teléfonos móviles.

La gestión documental de las empresas debe adaptarse a las necesidades actuales, ya que de lo contrario no podrán ofrecer el servicio que esperan sus clientes, y no aprovecharán algunas de las múltiples ventajas que ha traído consigo la tecnología.

¿Por qué un sistema de gestión documental es tan importante?

Implantar un sistema de gestión documental eficaz en tu empresa es fundamental, ya que lo único que te aportará serán múltiples ventajas y beneficios, permitiéndote tener todos tus documentos perfectamente organizados, realizando búsquedas personalizadas y efectivas, y ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

Contar con un sistema de gestión documental de calidad te aportará seguridad, ya que reducirás las posibilidades de que puedan producirse pérdidas importantes de documentos. Esto se traducirá en una mayor eficiencia, y también en una mayor colaboración entre los empleados.

Además, con una buena gestión documental amentarás el espacio disponible en tus archivos, tanto porque habrás implantado un sistema de destrucción, así como de digitalización de documentos, o traslado, reubicación y mudanza de archivos. Y por supuesto, cuando tengas implantado un sistema de gestión documental, ahorrarás tanto en coste como en tiempo.

En caso de que todavía no cuentes en tu empresa con un sistema de gestión documental, o si quieres mejorarlo, en Dataeraser podemos y queremos ayudarte, ya que somos una empresa especializada en la gestión de documentación. Contacta con nosotros y te ofreceremos toda la información que necesitas.