En Dataeraser ya hemos hablado de las consecuencias de una mala gestión documental en las empresas, y en el post de hoy nos vamos a centrar en destacar las principales ventajas que ofrece la digitalización documental, para que no las pases por alto, y te aproveches de ellas.
Y es que nos encontramos en un momento en el que el papel está perdiendo protagonismo, en detrimento de lo digital y de las pantallas, algo que está ofreciendo múltiples beneficios a aquellas empresas que optan por la digitalización de documentos.
Porque aunque muchas empresas lo pasan por alto, los costes asociados al almacenamiento y a la gestión de documentos en papel son bastante elevados. Unos precios que se pueden reducir, e incluso eliminar por completo, a través de la digitalización.
Por ello desde Dataeraser apostamos fuerte por la digitalización de los documentos de las empresas, tanto para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), como para facilitar el acceso a la información, reducir espacio en los archivos, costes…
Si no te habías planteado la posibilidad de digitalizar los documentos de tu empresa, te recomendamos que prestes atención y tomes nota, ya que a continuación te vamos a mostrar las principales ventajas de la digitalización documental que tu empresa está pasando por alto.
10 Ventajas que harán que te plantes digitalizar los documentos de tu empresa
#1- Fácil acceso a la documentación
Cuando se tiene una gran cantidad de documentos almacenados en papel, resulta complicado acceder a ellos y encontrar el que estás buscando. Al estar digitalizados, el acceso será mucho más sencillo, ya que resultará más fácil realizar búsquedas concretas, pudiendo acceder al documento que deseas en apenas unos segundos.
#2- Ahorro de espacio
Los documentos almacenados en papel ocupan una gran cantidad de espacio en una empresa, que se podría destinar a otras tareas. Piensa que toda una sala llena de archivos en papel, podría estar dentro de un pequeño USB del tamaño de un mechero. Además, mejorará la organización y la limpieza.
#3- Seguridad
Al tener los documentos digitalizados y almacenados en ordenadores o discos duros, se reducen las posibilidades de que cualquiera pueda acceder a ellos, ya que se podrán proteger con contraseñas o claves personales que solo tú conocerás, aumentando enormemente la seguridad de los datos que contienen.
#4- Ahorro de costes
Como ya hemos comentado, a través de la digitalización, el ahorro de costes puede ser muy importante, ya que te olvidas de las fotocopias, de la gestión, de tener que aumentar el tamaño de los archivos, etc.
#5- Mejor conservación
Es un hecho que el papel, con el paso del tiempo, se deteriora, hasta el punto de que podría ocurrir que un documento acabase siendo ilegible. Esto con los documentos digitales no ocurre, ya que por mucho que pase el tiempo, mantienen el mismo aspecto que el primer día, lo que garantiza que siempre estarán a tu disposición cuando tengas que utilizarlos.
<h3> #6- Adaptabilidad </h3>
Si se quisiera modificar un documento en papel, la única opción sería redactarlo de nuevo, o hacerlo con bolígrafo, lo que daría un aspecto poco profesional. Por el contrario, los documentos digitalizados se pueden modificar cómodamente, manteniendo el mismo resultado, lo que se muestra como un valor añadido muy a tener en cuenta.
#7- Eficiencia
También hay que destacar la eficiencia que ofrecen los documentos digitalizados, ya que se puede acceder a ellos desde el mismo ordenador, sin necesidad de levantarse del puesto de trabajo ni perder tiempo en buscarlo.
#8- Difusión
Imagina que tienes una empresa con 300 trabajadores, y quieres emitir una circular que llegue a todos tus empleados. Si esa circular se emitiese en papel, tendrías que hacer 300 copias como mínimo, con todo lo que ello supone, mientras que si la circular fuese digital, en apenas unos minutos podría llegar a todos los empleados.
#9- También en papel
Hay que tener en cuenta que un documento digital, si se desea tener en papel, se puede imprimir en cualquier momento, adquiriendo una copia exacta a la origina, en cuestión de minutos, o segundos.
#10- Preservación del medioambiente
Por último queremos destacar que con la digitalización de los documentos, estarás colaborando con la preservación del medioambiente, ayudando a reducir el impacto ambiental generado por el consumo de papel, y también la tala de árboles.