Cada vez son más las empresas que optan por digitalizar documentos escaneados con el móvil, una práctica que aunque hay que reconocer es mucho más cómoda y rápida, no es del todo recomendable, ya que podría ser un riesgo para la confidencialidad de los datos de tu empresa.
Con el auge de las nuevas tecnologías a día de hoy es posible escanear un documento con un teléfono móvil de una manera muy eficaz, en tan solo unos segundos. Hasta aquí todos son ventajas, pero no hay que olvidar que al digitalizar documentos escaneados con el móvil, corremos el riesgo de perder el móvil o de sufrir un ataque por parte de un pirata informático, y que cualquiera pudiera acceder a los documentos escaneados.
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Por todo ello, aunque puede ser una buena medida puntual cuando no dispongamos de un escáner, desde Dataeraser recomendamos no digitalizar documentos escaneados con el móvil para evitar riesgos en tu empresa, y así garantizar la confidencialidad de los datos del documento.
Cómo digitalizar documentos y evitar riesgos
En Dataeraser ponemos a disposición de tu empresa nuestro servicio de escaneado y digitalización de documentos, a través del cual garantizamos la confidencialidad de los datos y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Además con la digitalización de documentos facilitamos el acceso a la información de una manera muy eficaz, ahorrando espacio y reduciendo los riesgos de sufrir cualquier tipo de pérdida.
A través de nuestro servicio de digitalización de documentos nos encargamos no solo del escaneado de los archivos, sino también de su recogida en formato papel, de su manipulación y de su destrucción y reciclaje, combinando la digitalización con la recogida y destrucción de documentos.
Ofrecemos un servicio de consultoría totalmente gratuito para llevar a cabo el mejor trabajo en función de tus necesidades, del volumen y del tipo de documentos a digitalizar, reduciendo los tiempos de recogida.
10 ventajas de digitalizar documentos
Al digitalizar documentos disfrutarás de múltiples ventajas que a continuación te vamos a contar:
#1- Mayor espacio disponible
Al digitalizar todos los documentos en papel aumentarás el espacio disponible en tu empresa, pudiendo almacenar todos los documentos en un pequeño USB o tarjeta de memoria.
#2- Rapidez en el acceso a los documentos
Podrás optimizar los procesos de acceso a la información, pudiendo consultar cualquier tipo de documentos desde cualquier parte, simplemente con tener conexión a Internet.
#3- Aumento de la seguridad de la información
Con la digitalización de documentos aumentarás la seguridad de la información confidencial que almacenen, evitando que puedan deteriorarse por el paso del tiempo o por diferentes causas ambientales.
Además, reduces las posibilidades de que una persona no autorizada pueda acceder a los documentos, ya que podrás establecer claves de acceso para que únicamente puedan ver los documentos las personas seleccionadas, aumentando así el nivel de seguridad.
#4- Mayor adaptabilidad
Cuando los documentos estén digitalizados, tienes una total libertad para editarlos, modificarlos y almacenarlos en unos formatos diferentes a los originales.
#5- Consultas simultáneas
Con los documentos escaneados y digitalizados se podrán realizar consultas simultáneas desde diferentes ordenadores o dispositivos móviles, sin necesidad de hacer copias en papel.
#6- Facilita la distribución de los contenidos
La distribución de los contenidos será mucho más fácil y eficaz, pudiendo distribuirlos con tus empleados o personas interesadas por correo electrónico, evitando el gasto de papel necesario.
#7- Ecología
Con la digitalización de documentos se reducen los residuos de papel y, por tanto, se colabora directamente con la preservación del medio ambiente.
#8- Ahorro de costes
Disfrutarás de un importante ahorro de costes en papel.
#9- Mayor productividad
Está comprobado que la productividad de los trabajadores aumenta con la digitalización de documentos, ya que no tendrán que perder tiempo en la búsqueda a través de los diferentes archivos de almacenamiento.
#10- Cumplimiento del RGPD
Te resultará más sencillo cumplir con el RGPD, evitando posibles sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de tu empresa.