Cómo destruir los libros de contabilidad de tu empresa

Los libros de contabilidad de las empresas, los cuales son totalmente obligatorios y deben estar perfectamente legalizados, van acumulándose los archivos y las estanterías de las empresas, lo que perjudica la gestión documental y pone en riesgo el cumplimiento del RGPD.

Los libros contables contienen todo tipo de datos que afectan a la contabilidad de una empresa, como facturas de clientes, extractos bancarios, nóminas, recibos, registros, declaraciones de impuestos, etc. En definitiva, datos confidenciales que deben destruirse en base al Reglamento General de Protección de Datos.

Dicho esto, cuándo se pueden destruir los libros de contabilidad es una de las principales preguntas que se hacen en las empresas, con el objetivo de liberar espacio y garantizar la seguridad de todos los datos que contienen dichos libros.

Te interesa:

¿Cómo ha afectado la transformación digital a la gestión documental?

Lo primero que hay que decir, es que gracias al auge de la digitalización y escaneado de documentos, actualmente existe una normativa que obliga a legalizar los libros de contabilidad de las empresas telemáticamente, tal y como estable el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013. Esto significa que la legalización de los libros contables únicamente podrá llevarse a cabo, cuando previamente hayan sido cumplimentados en soporte electrónico.

Segundo, que la única opción válida para deshacerse de los libros de contabilidad, es optar por un método destrucción de documentos que garantice la total irrecuperabilidad de los datos que contienen, y así evitar las sanciones de hasta 20 millones de euros por incumplimiento del RGPD.

Una vez tenemos claro esto, ¿a partir de qué momento podrás destruir los libros de contabilidad de tu empresa? Te lo contamos.

¿Cuándo se pueden destruir los libros de contabilidad de las empresas?

Cuándo destruir los libros de contabilidad de las empresas

La Ley General Tributaria, que establece que los libros contables, así como cualquier otro libro de registro obligatorio, o soporte utilizado para justificar las anotaciones registradas, deben conservarse durante 4 años, una vez estén legalizados. Esto se debe a que se estima que cuatro años es el plazo máximo que tiene la Agencia Tributaria para investigar y comprobar cualquier tipo de dato registrado.

Pero por otro lado está el Código de Comercio, que en su artículo 30 indica que los libros de contabilidad deben conservarse durante un plazo de 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Por ello, lo más recomendable es mantener los libros de contabilidad almacenados en las empresas durante un plazo de 6 años. Pasado este tiempo, lo mejor es optar por su destrucción y por el posterior reciclaje. De esta manera, estaremos cumpliendo con la legalidad, estaremos garantizando la confidencialidad de los datos, y además estaremos colaborando con la preservación del medio ambiente.