Destruir documentos confidenciales en casa

Ya en muchas ocasiones a lo largo de este blog hemos hablado de la importancia de destruir correctamente aquellos papeles o documentos que contengan datos confidenciales o de carácter personal, con el objetivo de evitar que pueda hacerse un uso fraudulento de dichos datos y, en el caso de las empresas, también para cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Esto hace que destruir papeles confidenciales en casa no sea una buena idea, ya que casi con total probabilidad, no se destruirían por completo, lo que haría posible su reconstrucción y su posterior acceso a los datos confidenciales que contienen los documentos. Esto podría ocasionar delitos graves de sustracción de identidad, así como denuncias de los empleados o clientes en las empresas, o la exposición a sanciones económicas que podrían llegar a los 20 millones de euros o al 4% de la facturación anual. Los 5 errores más habituales al destruir papel que debes dejar de cometer de una vez por todas

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Claro esto, lo más recomendable para destruir papeles y documentos es cumplir con las recomendaciones marcadas por el propio RGPD, que obliga a que se produzca la destrucción definitiva de todos aquellos documentos que puedan contener información confidencial, y no permite destruir papeles confidenciales en casa, tirándolos a la basura o rasgándolos simplemente.

¿Cuáles son los métodos más eficaces para destruir papeles confidenciales según el RGPD? 

Según el RGPD, los métodos más eficaces para destruir papeles confidenciales son los siguientes:

Contratar una empresa externa

Contratar servicios empresa externa reciclaje

El método más eficaz a la vez que cómodo es contratar los servicios de una empresa externa que se encargue de la recoger y destruir los documentos, garantizando la total seguridad de los datos confidenciales que puedan contener. En Dataeraser además ofrecemos un servicio de reciclaje de papel y cartón, con el que además la empresa mostrará una actitud responsable con el medioambiente.

Desde Dataeraser procedemos a instalar diferentes contenedores especiales que cumplen con todos los requisitos de seguridad, en los que se deberán incluir todos aquellos documentos que se quieran eliminar. Cada cierto tiempo y tras pactarlo con el cliente, pasaremos a recoger los contenedores, transportándolos a nuestras instalaciones, donde procederemos a su destrucción, utilizando máquinas de gran capacidad de destrucción que garantizan la total eliminación de los documentos.

Finalizado el proceso, emitiremos al cliente el correspondiente Certificado de Destrucción, en el que reflejamos la fecha de la destrucción, el volumen de documentos y el nivel de corte realizado, cumpliendo de esta manera con la normativa DIN 66399.

Trituradora de papel 

Utilizar trituradora de papel

Otro método efectivo para proceder a la destrucción de documentos es hacerse con una trituradora / destructora de papel, a través de la cual se podrá eliminar toda la documentación que se haya quedado obsoleta y contenga datos confidenciales de carácter personal.

Eso sí, es fundamental que la trituradora de papel se ajusten a las necesidades de la empresa y cumpla con los requisitos marcados por el RGPD para la destrucción de documentos. Hay que tener en cuenta que en función del nivel de los datos que contenga un documento, habrá que proceder a un nivel de corte u otro.

Una alternativa que aunque es eficaz, sin duda no será tan cómoda como contratar los servicios de una empresa externa, puesto que deberás dedicar una gran cantidad de tiempo, ya que no puedes meter una gran cantidad de documentos a la vez, teniendo que detener la actividad cada cierto tiempo ya que con el uso continuado se calentará en exceso, generando además un molesto ruido en la oficina.

Quemar el papel

Incineración del papel

 

Y por último hay una tercera alternativa, que aunque sí que es eficaz, resulta bastante rudimentaria y en los últimos tiempos ha caído en el olvido. Se trata de quemar el papel hasta convertirlo en ceniza y hacer imposible su reconstrucción.

A través de este método se destruirán los documentos cumpliendo legalmente con lo establecido en el RGPD, pero para ello se deberá contar con un horno de leña o una caldera diseñadas para tal fin.

Conclusión

En definitiva, eliminar papeles confidenciales en casa es una alternativa que debes desechar por tu seguridad, y por las de tus clientes. Ya conoces las alternativas que tienes disponibles, siendo la contratación de una empresa especializada en la recogida y destrucción de documentos la más recomendable, cómoda y eficaz.