Mantener la seguridad de los datos e informaciones que contienen los documentos almacenados en las empresas es crucial y totalmente obligatorio, más aun con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

El problema está en que son muchas las empresas que tienen un total desconocimiento en cuanto a las medidas necesarias que deben tomar y los pasos a seguir al proteger y garantizar la seguridad de la información de las empresas.

Algo que puede suponer unas sanciones económicas nada desdeñables, que variarán su cuantía en función de la gravedad de la información, y que podrían llegar hasta los 20 millones de euros, o al 4% de la facturación de la empresa.

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Por ello, las empresas deben preguntarse muy seriamente si realmente están protegiendo como deben la información de la que disponen, tanto en formato físico como digital, yutilizando las medidas de seguridad adecuadas.

Y es que una buena protección de los datos que aparecen en los documentos de una empresa, evita que puedan caer en malas manos y sean utilizados de forma dañina, ayuda a conservarlos de manera íntegra, facilita la destrucción de documentos de manera segura e impide que se produzcan robos de datos, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información.

Desde Dataeraser, conscientes de esta situación, hemos querido compartir con vosotros las que para nosotros, son las 5 reglas de oro a la hora de garantizar la seguridad de la información de las empresas.

#1 – Define una política de seguridad

El primer paso es definir una política de seguridad, sobre la que girará todas las medidas de protección que se llevarán a cabo.

Una política que debe ser lo más completa posible, pero también no demasiado extensa, para así facilitar que todos los empleados de la propia empresa puedan comprometerse con ella.

#2 – Controla el acceso a la información

Controlar el acceso a la información también es fundamental, ya que de lo contrario cualquiera podría llegar a un documento y utilizar la información en él almacenada sin ningún tipo de restricción.

Para ello, la digitalización de documentos es altamente recomendable, y no sólo porque protegerá la información de los documentos, sino también porque optimizará y hará más eficiente el acceso a la información por parte de las personas habilitadas para ello.

#3 – Tecnología de seguridad

A la hora de proteger los documentos en formato digital, la tecnología se muestra como la base de su seguridad. Es imprescindible que cuentes con un sistema de protección actualizado, compuesto por sistemas antivirus, firewalls y herramientas antispam, ya que de lo contrario la información estará demasiado expuesta y no se podrá garantizar la seguridad.

#4 – Destrucción de documentos

Las empresas almacenan muchos documentos inservibles que, únicamente reducen el espacio disponible para su almacenamiento, dificultan la gestión documental y ponen en riesgo la seguridad de los datos con carácter confidencial que contienen.

Por ello en la destrucción de documentos está uno de los mejores aliados, no sólo de cara a garantizar la seguridad de la información en las empresas, sino también a mostrar una actitud responsable con el medioambiente y mantener la confidencialidad de los clientes.

#5 – Traslado, reubicación y mudanza de archivos

Con la intención de dificultar que cualquiera pueda acceder a datos confidenciales e importantes en una empresa, el traslado, la reubicación y la mudanza de archivos puede ser una buena solución. De esta manera, al no estar almacenados en las mismas instalaciones, será más complicado que personas ajenas pudieran acceder a ellos.

Conclusión

Es fundamental no sólo que las empresas cumplan con la actual legislación vigente de protección de datos, sino también que conozcan los riesgos de no proteger la información confidencial que poseen los documentos.

Hay que tener en cuenta que cuanto mayor sea la empresa, más elevadas deberán ser las medidas que tengan que tomar para proteger la documentación de manera adecuada.