7 motivos para transformar los archivos físicos en archivos digitales en tu empresa

transformar-archivo-fisico-archivo-digital

Con las nuevas tecnologías, cada vez crece el número de empresas que apuestan por la digitalización de documentos para trabajar en una oficina sin papel o, al menos, reduciendo su volumen pero manteniendo la información necesaria para el desarrollo de su actividad.

Pero, ¿por qué cobra especial relevancia invertir recursos para convertir los archivos físicos en archivos digitales en todo tipo de empresas?

Ventajas como agilizar procesos de consulta de documentos, reducir el espacio de almacenaje de la información o mejorar la productividad sin olvidar los beneficios medioambientales derivados de la disminución del consumo de papel requieren de un estudio detallado para apostar por esta medida.

En este artículo hacemos una análisis minucioso para que tu empresa valore la idoneidad de decir sí a digitalizar la gestión de documentos.

Te interesa: 

¿Por qué digitalizar documentos escaneados con el móvil es un riesgo para tu empresa?

Archivo físico vs. Archivo digital: Razones para dar el salto al cambio

razones-convertir-archivos-fisicos-en-archivos-digitales

Al comparar las ventajas e inconvenientes del archivo físico frente al archivo digital es cuando se observa realmente qué convierte a ese paso en una decisión relevante para una empresa.

¿Aún no sabes por qué te conviene archivar tus documentos en formato digital en vez de seguir manteniendo archivados los documentos en estanterías, carpetas y otros espacios físicos? Te detallamos a continuación todos los motivos.

Beneficios del archivo digital de documentos

 

Almacenamiento de un gran volumen de documentos y archivos sin requerir espacio o mobiliario extra

 

Gracias a los procedimientos de digitalización y escaneado documental realizamos por especialistas como Dataeraser, los archivos se alojan en espacios de Internet que favorece el acceso de varios usuarios a la vez desde lugares diferentes a dichos archivos, con la debida protección de la información a través de control de accesos.

Las estanterías y armarios repletos de carpetas, archivadores y otros sistemas de almacenamiento de la información se reducen, una gran ventaja para oficinas y espacios de trabajo de reducidas dimensiones, sin olvidar la dificultad de acceso a la información en comparación con la alternativa digital.

Consulta online desde cualquier lugar y dispositivo

 

Con las claves pertinentes, el usuario de un archivo digital puede consultar el archivo digital en cualquier momento y lugar sin necesidad de desplazarse físicamente para dar con la información que necesita.

De este modo, los archivos en formato digital favorecen métodos de trabajo más eficiente y productivos, para todos los departamentos y profesionales de la empresa que precisen del acceso a información de interés para el desarrollo de sus funciones.

Firma electrónica de los documentos

 

Gracias a la posibilidad de firmar electrónicamente los documentos digitalizados, esta modalidad de archivos cuentan con la misma validez que cualquier documento firmando de forma tradicional.

Así las tareas administrativas y de gestión empresarial se agilizan adaptándose a las ventajas que ofrece la digitalización documental.

Más facilidades en el proceso de acceso a la información

 

Gracias a la apuesta en la empresa por archivos digitales, los empleados acceden con más facilidad a la información al tiempo que se facilita la búsqueda de la misma, por varias personas a la vez y desde distintos puntos de acceso.

Reducción de costes

 

¿Cuántas veces has soñado con una oficina sin papel? El paso de transformar un archivo físico en archivo digital es una decisión que dirige a la empresa hacia ese entorno de trabajo donde el papel se ve reducida al mínimo indispensable.

Menos papel implica menos gastos también en impresión, envío de información en formato físico, al tiempo que se contribuye a cuidar el medio ambiente.

Menos horas dedicadas al archivo físico que se destinan a otras tareas

 

El mantenimiento de un archivo físico implica la correcta clasificación de los documentos, su óptima conservación, actualización e incluso el control de la copia de los archivos en papel.

Esta metodología de trabajo en la empresa conlleva horas por parte del personal y menor eficiencia, mientras que la digitalización de los archivos permitiría un ahorro de tiempo importante de estas tareas administrativas, para su destino en acciones estratégicas y de alta rentabilidad donde potenciar el talento de ese personal.

Te interesa:

¿Te cambias de oficina? Descubre cómo llevar a cabo el traslado de documentos

Fomento del trabajo en equipo para una mejora del resultado final

 

Gracias al acceso a la información simultáneo del archivo digital, todas las personas implicadas del equipo trabajan de forma colaborativa con la misma documentación.

Además, otro ventaja añadida del archivo documental digital frente al archivo físico es la contribución a realizar los trabajos dentro de los plazos marcados, lo que favorece los resultados y permite analizar el desarrollo posterior del mismo con más eficiencia.

Ventajas e inconvenientes de los archivos físicos

archivo-fisico-empresa

La documentación alojada en el formato de papel tradicional sigue siendo óptima para consultar documentos guardados sin tener que recurrir a dispositivos electrónicos para accedes a esos archivos.

Al mismo tiempo, frente al archivo digital que sí permite que terceras personas realicen modificaciones o alteren los documentos, en el archivo físico los documentos se conservan de forma íntegra, además de requerir de la firma manual para documentos de todo tipo desde facturas a contratos o acuerdos, entre otros.

Entre las principales desventajas de los documentos físicos destaca que esta modalidad de archivo favorece el acceso a la información de personas que no deberían consultar su contenidos, al tiempo que facilita el robo de datos.

A su vez, en caso de incendios o inundaciones, el archivo físico de una empresa se ve drásticamente dañado, sin olvidar que el paso del tiempo lleva al papel a deteriorarse perjudicando el estado de los archivos almacenados.

Conclusión

En este salto por la digitalización de los archivos de tu empresa, recuerda que es fundamental disponer del asesoramiento de profesionales en la materia.

Desde Dataeraser contarás con especialistas en la transformación de archivos físicos en archivos digitales a la medida de las necesidades de cada empresa. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a dar con la solución más idónea para favorecer el acceso a la información de tu empresa en formato digital.

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.