Tips para alcanzar la oficina sin papel que ansían todas las empresas (y pocas consiguen)

oficina-sin-papel

Tener una oficina sin papel marca la diferencia entre una empresa innovadora y una que se ha quedado atrás en el tiempo.

Con esta decisión no solo se contribuye a reducir el impacto negativo de nuestras actividades en el medio ambiente, también es útil para lograr procesos más eficientes.

Sigue leyendo este artículo para conocer cuáles son las principales ventajas de una oficina sin papel.

Tener una oficina sin papel, ¿en qué beneficia a mi empresa?

Ayuda a reducir costes

Entre los puntos a favor de una oficina sin papel destaca el ahorro económico. Reducir el consumo de papel en la empresa hace que el gasto en la compra de insumos – como resmas de papel, tinta o tóner – no sea tan elevado.

Además, los equipos de impresión tendrán un menor desgaste, por lo que reducirás el riesgo de averías y alargarás la vida útil de tus impresoras.

Tus datos, más seguros

En la era de la información, la protección de los datos empresariales es más importante que nunca. En este sentido, el formato digital ofrece herramientas y técnicas para asegurar documentos, como por ejemplo los certificados electrónicos o los sistemas de encriptación.

Esta apuesta de las oficinas sin papel resulta más efectiva que guardar informes y facturas en un archivador.

Por otro lado, cada acción queda registrada, de modo que puedes saber quien ha revisado ese archivo, cuándo lo ha hecho y si ha realizado cambios.

Una mayor flexibilidad

Tener acceso a información y a documentos de la empresa desde sitios remotos es una gran ventaja que se consigue trabajando en entornos completamente digitales, en los que ya no hay necesidad de recurrir al papel.

Una oficina de futuro es la que cabe en un ordenador o en un teléfono móvil, aquella que te acompaña a donde vayas para seguir trabajando siempre que lo necesites.

Te interesa: 

¿Sabes cuánto papel gasta una empresa al año y cuánto podría reciclar?

Espacios menos caóticos

Una menor acumulación de papel en tu espacio de trabajo se traduce en entornos más limpios y ordenados.

Esto repercute favorablemente en la productividad, al facilitar un ambiente de trabajo más armónico. Asimismo, los archivos digitales son fácilmente localizables, algo que ahorra tiempo y evita situaciones de estrés entre compañeros.

Aunque conseguir una oficina sin papel es atrayente, no siempre resulta fácil ponerla en marcha.

Este concepto implica la modificación de métodos de trabajo y una reformulación de la cultura corporativa.

También hay que tener en cuenta la mentalidad humana: las personas tenemos tendencia a sentirnos más cómodas y seguras trabajando con papel. Por eso, un cambio de este tipo requiere de una cuidadosa planificación estratégica.

Cómo lograr una oficina sin papel y no arrepentirse

reduccion-papel-en-oficinas

Seguramente coincides en que el cambio a un entorno laboral 100% libre de papel no es un objetivo muy realista a corto plazo.

Este proceso debe implementarse de manera gradual, a través de una serie de fases acordes al tipo de organización, a su tamaño y al volumen de papel utilizado en sus operaciones.

La implantación de este sistema requiere de los siguientes pasos:

1. Define tu estrategia

En primer lugar, es necesario establecer las metas y los plazos a cumplir; también qué tipos de archivos pueden ser digitalizados y cuáles no.

Adicionalmente, es necesario decidir cómo se organizarán los documentos ya digitalizados y qué personas o áreas de la empresa serán las responsables de llevar a buen término este proceso de transición.

2. Controla tu presupuesto

Las decisiones alcanzadas previamente deben ser coherentes con los recursos disponibles. Llegados a este punto habrá que hacerse algunas preguntas clave. Por ejemplo:

3. Busca la mejor opción de almacenamiento

Algo que no debes pasar por alto es dónde se guardará la información digitalizada.

¿Cuentas con suficiente capacidad propia de almacenamiento o necesitas contratar un servicio en la nube? ¿Qué garantías ofrecen las distintas opciones disponibles?

Recuerda la importancia de contar siempre con copias de seguridad para no perder toda la información de la empresa en caso de una avería o de un fallo humano.

4. Decide qué hacer con tus documentos en papel

Una vez digitalizados tus documentos en papel, deberás pensar qué destino darles. Una buena opción es recurrir a un servicio de recogida y destrucción de documentos; los beneficios del reciclaje de papel y cartón también son muy interesantes para las empresas.

5. Abre la puerta a la tecnología

Por último, es importante conocer qué innovaciones tecnológicas acelerarían la modernización de tu entorno laboral.

Con la firma digital, por ejemplo, podrás olvidarte de los contratos o de las órdenes de compra en papel. De hecho, la formación del personal de la empresa en estas herramientas digitales es un aspecto deberás prever y fomentar.

La oficina digital ideal: un cambio de paradigma

Más allá de este proceso, lograr que tus empleados, clientes y proveedores se sumen al cambio de mentalidad es una de las claves para el éxito. Algunos consejos para comenzar este viraje de 180 grados en tu empresa son los siguientes:

Fomenta el reciclaje y la reutilización

Habilita puntos verdes en tu oficina para animar al reciclaje. Conciencia también a tus empleados sobre el impacto positivo que esta práctica tiene en el medio ambiente.

Reducir a la mitad el gasto en papel es tan simple como imprimir los documentos por ambas caras.

Te interesa: 

Beneficios del reciclaje de papel y cartón en tu empresa

Cambia las políticas de acceso al papel

La instalación de pizarras en las oficinas es una medida que reduce la cantidad de papel utilizado para realizar anotaciones.

Otra buena idea es disminuir la cantidad de impresoras en cada departamento de la empresa o limitar el acceso a las mismas desde todos los ordenadores de la red.

Privilegia el uso de medios electrónicos

Establece sistemas de facturación online con tus proveedores, con el objetivo de reducir la sobrecarga de albaranes y extractos bancarios.

Si los empleados cuentan con una tarjeta de empresa, podrás almacenar todo virtualmente.

Moderniza la gestión de tus clientes

Las aplicaciones CRM (Custom Relationship Manager, en inglés) permiten centralizar la información sobre tus clientes de manera organizada.

Este software analiza las compras y te permite ofrecer los servicios más adecuados durante una transacción o en la fase de postventa.

Son datos que se almacenan digitalmente, evitando así la acumulación de órdenes de compra, briefings e información de contacto en papel.

Conclusión

Una oficina sin papel, moderna y eficiente no es un logro que pueda alcanzarse de la noche a la mañana, pero tampoco es una utopía. Para conseguirlo, debes establecer políticas de reducción de papel y buscar soluciones para deshacerte de todo lo que ya no necesites.

Empresas como Dataeraser pueden asistirte en temas como la recogida y destrucción de documentación certificada o en la digitalización de documentos.

La experiencia con la que cuentan puede serte de gran ayuda mientras recorres el camino hacia esa oficina sin papel que todas las empresas desean.

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.